上座や下座など会議室や応接室を使用するなら知っておきたいビジネスマナー

「名刺交換の仕方」や「エレベーターの乗り方」などビジネスシーンでは様々な状況にビジネスマナーが存在していますが、会議室や応接室に関してもビジネスマナーが存在しています。
営業などで相手先の応接室に入る際や社内会議で社長や上司と打ち合わせをする際に間違った行動をしてしまうと失礼にあたります。

ここでは上座・下座など会議室や応接室でのビジネスマナーについて紹介していきます。

目上・目下の基準

会議室や応接室でのマナーを知るためにはまず「目上・目下」を知っておく必要があります。
目上とは立場や役職、さらには年齢などが上の人のことを指します。ビジネスシーンではお客様が最も目上の存在になります。次に役職順に目上・目下が決まり、同じ会社の同じ役職の人同士では年齢が高い方が目上の存在となります。

この後紹介する会議室や応接室でのビジネスマナーでは目上の存在が常に優先されます。

目上順に入室する

会議室や応接室に入室する際は目上順に入室します。社内会議などでは社長と部長と平社員で入室する場合には社長から入室し、次に部長、そして最後に平社員が入室します。
また、お客様を自社の会議室や応接室に招く際にはお客様を優先し、社長であってもお客様の後から入室するのがマナーです。

入り口から近い位置が下座、遠い位置が上座

会議室や応接室で最も大切となるのが座る位置である席次。
席次には上座と下座が存在し目上の人が上座に座り、下座には目下の人が座ります。
この席次は敬意やおもてなしの意味が込められていますので自分よりも役職が高い人へはもちろん、お客様にも間違わず上座に座っていただくようにしましょう。

そしてこの上座・下座などの席次は基本的には入り口の位置を基準に決まります。

一般的な会議室や応接室

基本的な席次は上記のようになります。入り口から最も遠い位置である左奥が上座となり、反対に入り口に最も近い席が下座となります。そのため自社にお客様が来社された際には必ず左奥の上座へと通すようにしましょう。
会社によっては入り口が左側にある場合もありますが、その場合には上座下座とも反対になります。

奥が上座、手前が下座

上記でも触れたように会社によっては3人対3人や5人対5人と言った会議室や応接室がありますが、この場合も上記同様に入り口から最も遠い席が上座となり入り口に最も近い席が下座になります。

営業でお客様の会社に向かう際やお客様が来社される際はもちろん、社内会議など社内の人間だけで会議を行う場合にも「目上・目下の基準」で記載したように目上や目下によって座る席が決まっていきます。

議長席のある会議室や応接室の場合

会議室や応接室によっては上記の図のように議長席がある場合があります。この議長席には議長が座り、これまで紹介したように上座や下座の位置は変わりません。
また、議長がいない場合には議長席が上座になりますので、社内会議などでは社長や部長など、その時役職が一番上の者が議長席に座ります。
ただし、お客様との商談や打ち合わせなど社内会議以外では議長席を使わずにお互いに向き合って座ることの方が多くなります。

ロの字型の会議室の場合

会議室の中にはロの字型に席が配置されている場合もあります。ロの字型の会議室の場合にも上座や下座は「一般的な会議室や応接室」で記載したように入り口から最も遠い席が上座となります。続いて上座から見て右側、次に左側と順に目上の人から順に席が決まっていきます。
ロの字型と似た円卓も同様になりますので、レストランなどで円卓に座る際などにも応用することができます。

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コの字型の会議室

会議室の中にはコの字型に席が配置されている場合もありますが、その場合にはこれまで紹介した席次の基本と同様に上記の図のように座ります。
議長がいる場合には中央の席が議長席となり、目上の人から順に席が決まっていきます。

入り口の位置以外でも席次が決まる場合がある

基本的には上記で記載したように入り口の位置で席次が決まり、目上の人ほど上座に座っていただくのがマナーとなりますが、会社によっては入り口の位置で判断できない応接室になっていたり、例外的に上座を作っている会議室もあります。

窓から景色が見える席が上座になる場合

会議室や応接室によっては窓からの景観が良い場合には入り口の位置に関わらず景色の見える席が上座となる場合があります。
ゴルフをする方ならご存知の方も多いと思いますが、冒頭でも記載したように席次は敬意やおもてなしの意味が込められているため景観の良い席が上座となります。

特に会議室の入り口が中央にある場合などは左右のどちらが上座になるか分からない場合などには窓を基準にすることで上座や下座を理解することができます。

スクリーンや大型モニターがある会議室

また、場合によってはスクリーンや大型モニターがある会議室もありますが、その場合にも窓同様にスクリーンや大型モニターが見やすい席を基準にして上座や下座が決まることがあります。
また、景品などが飾られた棚などがある場合も棚が見える位置が上座となります。

和室では床の間が上座

社内に和室がある会社は比較的少ないと思いますが、個人向けの営業職の方の中には一般家庭で和室に通されることもあるかと思います。また、場合によってはクレームなどの謝罪で一般家庭に上がったり、会合や会食で和室に通されることもあるかと思います。

和室では床の間が基準に席次が決まり、床の間の近くが上座となります。反対に床の間から一番遠い席が下座になります。
上記の図では床の間が中央にあるため入り口から遠く、床の間の目の前が上座となりますが、床の間が右奥にある場合には右奥が上座となります。

ビジネスシーンでは和室を使われることは少ない傾向にありますが間違ってしまうとマナー違反となりますのでこれを機に覚えておくようにしましょう。

椅子の種類でも席次のマナー分かる

会議室などでは同じ椅子が使用されていることが多く、基本的には入り口の位置や上記のような窓などの位置を基準に座る席が決まります。

一方、応接室ではソファーの種類でも席順が決まります。一般的には上記で記載した入り口の位置などを基準に席が決まりますが、入り口が中央にあったり、窓やスクリーンなどがない応接室ではソファーの種類を見ることでも席次を知ることができます。

１，複数人が座れる長椅子
２，一人用のひじかけ椅子
３，背もたれのみある椅子
４，背もたれのない椅子

上記の順位のように「複数人が座れる長椅子」が最も格の高い椅子となり目上の方が座り、反対に「背もたれのない椅子」は格の低い椅子となり目下の方が座ります。

上座を勧められた場合も一旦は断る

お客として会議室や応接室に通された場合にもいきなり上座に座るのはマナー違反です。特に会議室や応接室などで相手を待つ場合は下座に座り相手を待つのがマナーです。
また、中には相手が来るまで立って待つ方もいると思いますがその場合にも必ず下座側に立つのがマナーです。

相手の方が入室されると必ず上座に座ることを勧めらますので、それから上座に移るのが正しいマナーとなります。

ただし、正確には上記で記載したように下座に一旦座るのがマナーですが、和室で行われる会食など格式の高い場所でない限り、最初から上座側に座るのが主流になっています。

荷物は床に置く

荷物がある場合は机の上に置くのはマナー違反です。必ず座る席の床に置くようにしましょう。また、マナーではありませんが利き手側におくと資料などを取り出しやすくなります。

ただし手土産やコートはなどは別の扱いになりますので「訪問時のビジネスマナー」を確認していただければと思います。

携帯電話やスマホは電源を切るかマナーモードにする

社内会議で会議室を使う場合はもちろん、営業で相手先の応接室に入る際も携帯電話やスマホはマナーモードにしておくのがマナーです。
また、マナーモードにしておいても振動音が聞こえてしまうのもあまり良くありませんので注意しましょう。

飲み物をいただく際には勧められ、相手が手をつけてから飲む

会議室や応接室のマナーではありませんが飲み物が出された場合には相手から勧めれ、相手が手をつけてから自分も手をつけるのがマナーになりますので、勧められる前に口をつけたり、相手が口をつける前に飲んでしまうなどないよう注意しましょう。

営業先でのお茶やコーヒーの飲み方に関するビジネスマナー

退出順も目上の人から

打ち合わせや商談などが終わり、会議室や応接室から退出する際も入室と同様に目上の方から順に退出します。お客様がいる場合にはお客様から退出していただき、その後は社内の役職順に退出するのがマナーです。

最後までしっかりと見送るのが来客対応のマナー

打ち合わせなどで自社にお客様が来社された際には会議室や応接室で見送らずしっかりと最後まで見送るのもマナーとなります。
会社によって見送りの位置は異なりますが少なくとも玄関や受付まではしっかりと見送ると同時に「ありがとうございました。」とお礼を伝えましょう。

また、エレベーターまで見送る際にはお客様がエレベーターに搭乗され、ドアが閉まるまでしっかりとお辞儀をするのも大切です。

エレベーターに関するビジネスマナー

途中でまでしか見送れない場合には謝罪をする

急用などにより本来の位置まで見送りができない場合にはしっかりと謝罪をするのもマナーです。「本日はこちらで失礼致します」などしっかりと謝罪することが大切です。