ビジネスにおいては、異なる種類の仕事を同時にいくつも抱えることが多くなっています。そうした場合、「一体何から最初に手を付ければ良いのか？」で悩みがちですが、この際重要になるのが、「優先順位の付け方」です。これを知っているのといないのとでは、業務の効率が全く違ってきますが、そもそも「優先順位」とは何を指すのでしょうか。

本記事では、「優先順位」の意味や「優先度」との違い、仕事で「優先順位」を付ける際のコツなどについて、詳しく解説していきたいと思います。

優先順位の意味とは？優先度との違い

優先順位とは

「優先順位」とは、「ものごとが優先される順番」という意味の言葉です。英語で言えば、「Priority（プライオリティ）」がこれにあたります。
「優先」は「他よりも先にすることになっていること」を指し、「順位」は「順序に従って決めた位置・地位」を指します。つまり「優先順位」は、「複数あるものごとのうち、何をどの順番でやるべきか」について言う言葉であるということになります。

たとえば限られた予算での買い物にあたり、必要度の違いに応じて欲しい品物をランク分けして、購入品のリストを作ることがよくあります。こうしたことを、「優先順位を付ける」と表現します。

「優先順位」と「優先度」の違い

「優先順位」と「優先度」は、同じ意味で使われることもありますが、厳密な意味では違います。

「優先順位」は、「順位」と付いている通り、明確な「序列」を表す言葉です。1番目、2番目…と、数字で順番に並べることができます。これに対し、「優先度」とは、「優先の度合い」を指します。「度合い」なので、数字ではなく、主に「高い」「低い」で表されるのが特徴です。

つまり、「優先度」は何を優先すべきかの大まかな指標であり、それを具体的に序列化したものが、「優先順位」であると考えて良いでしょう。

優先順位の付け方のコツ

不必要なものを洗い出す

仕事に優先順位を付ける際のコツとして、まずは「不必要なものを探して除く」ということが挙げられます。

優先順位を付けるにあたっては、一番最初に、とりあえず思いつく仕事を全て書き出すのが通常です。しかし、そうやって書き出した仕事の全部が、やる必要のあるものとは限りません。中には、特に手を付けなくても構わないものが含まれている可能性もあります。あらかじめそうしたものを除いておくことで、業務の効率を上げることができます。

重要度と緊急度の2軸で分ける

仕事について優先順位を付ける場合、「重要度の高低」と「緊急度の高低」の2軸に分けて分類する方法が知られています。

一般的なやり方としては、1番目に「重要度、緊急度ともに高いもの」、2番目に「重要度が低く、緊急度が高いもの」、3番目に「重要度が高く、緊急度が低いもの」、4番目に「重要度、緊急度ともに低いもの」の4つのグループを作り、全てのタスクをそれぞれに振り分けて、1番目のものから進めていきます。

これだと緊急性の高いものに偏るおそれがあるので、「3回に1回は3番目のものをこなす」といったルールを設けるのもOKでしょう。

売上への貢献度を加味する

上では、仕事の緊急度と重要度の2点で優先順位を付けると述べましたが、その2点のほかに、さらに「売上への貢献度」の要素を加えてみるのもポイントの1つです。これは、特に営業の仕事においては役立ちます。

「売上貢献度」とは、その仕事が獲得に貢献する金額の大きさのことですが、具体的には想定売上を当てはめてみると、よりわかりやすいでしょう。金額や数字などで表しにくい場合は、貢献するビジネスの規模を「大・中・小」で表すなどの工夫も効果的です。

全ての仕事に期限を入れて期限順にする

「それぞれの仕事の期限を決め、期限順に並べる」というのも、優先順位の付け方のコツです。これは例外なく、全ての仕事について行いましょう。一見必要なさそうなものでも、きちんと期限を切ることが重要です。

なぜならば、多くの人は時間の制約のない場合より、具体的な期限を区切った場合の方が、クオリティの高い仕事ができるからです。わかりやすい例が夏休みの宿題ですが、期限の終わりに近づくと、人間の集中力は増す傾向があります。これは「締め切り効果」と呼ばれ、意図的に期限を切ることで、仕事の効率も上がりやすくなります。

おおよその作業量や作業時間を見積もる

大体の優先順位を付けたあとは、それぞれの仕事に必要な作業量や作業時間を見積もっておくのも、ポイントの1つです。これをやっておくことで、工程をスケジュール化することができ、実行の現実性があるかどうかもチェックできます。場合によっては、この段階で期限の見直しが求められるものが見つかる可能性もあります。

また、時間をやや多めに見積もっておくのもコツで、これによって不測の事態に備えやすくなるというメリットがあります。

タスク処理の予想時間を見きわめる

優先順位を付けたあと、実際にそのタスクを手がけてみると、意外に時間がかかってしまうこともあるでしょう。タスク処理にかかる時間を想定するには、最初に「5分やってみる」という方法がおすすめです。5分あれば、おおよその難易度が把握できます。これは特に、始めて取り組むタスクに効果があります。

5分手がけてみて、問題なければそのままでOKですが、上司などに相談すべきと判断されれば、その人の予定を押さえる必要が出てきます。1人で悩むよりも素直に相談することで、仕事をスムーズに運びやすくなります。

他部署の協力が必要かどうか見きわめる

「他部署の協力の必要性」について確認するのも、仕事に優先順位を付ける際のコツになります。

仕事には、自部署内で完結できるものがある一方で、他部署に協力を仰がない限りできないものもあります。優先順位としては、後者の方が上に来るのが通常です。そのため、その点についても、あらかじめしっかりチェックしておかなくてはなりません。

しかし、他部署としてもそれぞれの業務を抱えていますから、協力を依頼する場合は、その部署の立場を尊重することが大切になります。