報告・連絡・説明の意味と違いとは

仕事では「報告」と「連絡」が重要であるということは、社会人の基本として教えられることです。ではこの2つは、具体的にどう違うのでしょうか。詳しく言えるという人は、意外に少ないかもしれません。また、「説明」との違いも気になるところです。

そこで今回は、「報告」「連絡」「説明」の意味や違い、使い分け方などについて解説したいと思います。

報告とは

「報告」とは、「告げ知らせること」という意味の言葉です。ある任務や仕事を与えられたものが、その経過や結果について、文章や口頭で知らせることを言います。「どんな状態でも、報告は絶えず行うように」「進捗状況の報告は怠るな」「報告書の提出を急いでほしい」のように使われます。

「報告」の「報」という字は、もともとは「裁く」という意味合いでしたが、後になって「しらせる」の意味が生まれました。「告」もやはり、「しらせる」などの意味を持ちます。

「報告」と「連絡」の違いは分かりづらいところですが、しいて挙げるならば、「目的」に違いがあると言えるでしょう。「報告」の目的は、現在の状況を分かりやすく知らせることにあります。ものごとがどういった経過をたどり、今どのような事態が起きているか、また今後どういった事態が起きそうかなどを、相手に伝わるように述べるのが、「報告」の主眼となっています。

連絡とは

「連絡」とは、「気持ちや考えなどを知らせること」という意味の言葉です。「関連があること」という意味もありますが、前者の意味合いで使われるのが一般的となっています。「連絡は常に怠るな」「現地からの連絡が途絶えた」「緊急連絡網を作る」のように使われます。「連絡」の「連」と「絡」は、どちらも「つながる」という意味を持ちます。

前述のように、「連絡」と「報告」は、目的に違いがあると言えます。「連絡」の主眼は「つながりを保つこと」であり、その時点で起きたことを知らせるのが目的となっています。「報告」のように状況分析などの詳しい内容でなく、単なる事実を伝えることも、「連絡」に当たります。

説明とは

「説明」とは、「よくわかるように述べること」という意味の言葉です。あることがらについて、多くの人にわかるようときあかして教えることを指します。「商品の使い方を説明する」「言葉の意味を説明する」「その時の気持ちを説明してほしい」のように使われます。
「説」は「言う」「告げる」などを意味し、「明」は「あきらかにする」などを意味しています。

このように、「説明」は「仕組みや内容を相手に良くわかるように述べる」ことを指す言葉です。「報告」や「連絡」は、「状況や事実をしらせる」ことを指しますから、この点は両者の違いになります。特に「報告」においては、「説明」の技術も重要になってきます。