さまざまな人々が関わるビジネスでは、時に関係者の間に認識のズレが発生することがあります。これを放置すると重大なミスにつながりかねませんが、その予防のために使われるのが、「リマインド」と呼ばれる手法です。ただ、この言葉自体は聞いたことがあるものの、今ひとつ詳しい意味が分かっていないという人も多いでしょう。

そこで本記事では、ビジネスシーンでよく使われる「リマインド」の意味や種類、使い方について、例文付きで紹介していきたいと思います。

「リマインド」の意味とは？リマインドの種類

「リマインド」とは

「リマインド」とは、英語の「remind」をカタカナ化した言葉で、「思い出させる」「気付かせる」「注意する」といった意味を表します。日本ではビジネスシーンをはじめとして広く使われており、主に予定の再確認や念押しをする際に用いられます。
例えば、以前に約束した取引先との会議が近づいてきた頃合いに、予定通り出席できるかをメールで先方に問い合わせるといったケースです。
いくら約束していたとしても、直前に予定が変わったり、単純に忘れている場合もあるため、こうした「リマインド」は意思疎通に齟齬が生じるのを防ぐ上で重要な意味を持ちます。

ちなみに、アプリなどの「リマインダー」機能は、この「リマインド」に由来しています。

2種類のリマインド

リマインドコール

「リマインドコール」は、電話による確認やお知らせのことを指します。「コール（call）」は動詞として「呼びかける」などを意味するほか、名詞として「電話をかけること」の意味も持ちます。

こちらの手法は、ビジネスでは主にテレマーケティングにおいて使われるもので、商品案内やイベントの出欠確認などの際に活用されます。通話で直接やり取りができるので、相手の反応を確認したり、細かいニュアンスも伝えやすいというメリットがあります。
ただ同時に、タイミングなどによっては不快感を持たれかねないというデメリットもあります。

リマインドメール

「リマインドメール」は、忘れるわけにいかないイベントや、約束などの期日が近づいてきた際に、そのことをメールでお知らせするやり方です。ビジネスシーンでは、社の内外や相手の立場を問わずによく使われる手法になります。

この方法の一番のメリットは、「相手のタイミングに合わせる必要がない」という点にあります。また、文章なので緊張せずに伝えられたり、内容をチェックできる点も利点です。その一方で、「ちゃんと確認してもらえたかわかりにくい」「細かいニュアンスについてはやや伝えづらい」といった点は、デメリットと言えます。

リマインドメールの例文と書き方

リマインドは、上記のようにメールの形で伝えることが多くなっていますが、この手法はタイミングの点で便利な反面、「文章の書き方」が重要なポイントとなります。この項目では、リマインドメールの適切な書き方について、ケース別に例文を交えて紹介していきましょう。

出欠確認

まず最初に紹介するのは、会合やイベントの出欠を確認する際のリマインドメールの書き方です。送別会や飲み会などのケースでよく使われます。開催日間近の確認や、案内メールに返事のない人に対して送るのが通常です。ここでは、社内の人に飲み会の出欠確認メールを送る際の例文を挙げて見ましょう。

<例文>

日程確認

続いて紹介するのは、日程を確認する際のリマインドメールの書き方です。
こちらは、打ち合わせや会議、食事会などの集まりに際して活用されます。上でも述べたように、こうした確認メールはビジネスにおいては重要ですが、書き方によっては「今更しつこい」と相手に不快感を持たれる可能性もあります。ですので、書き方は簡潔明瞭に、なおかつできるだけ柔らかい文を心がけましょう。では、以下に例文を挙げて見ます。

<例文>

会費の徴収

リマインドメールの書き方、最後に挙げるのは、「会費を徴収する際」のものです。こちらは飲み会などの開催に際して、会費を事前あるいは当日に徴収する場合に活用されます。
会費の徴収は面倒な作業ですが、こうしたメールを送っておくことで、スムーズに集金することができます。それでは、以下に具体的な例文を挙げて見ましょう。

<例文>