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報連相とは?報告・連絡・相談の違いや重要性と行う際のコツ19選

報連相とは?報告・連絡・相談の違いや重要性と行う際のコツ19選

社会人なら「報連相」という言葉を聞いたことがない人はいないのではないでしょうか。組織で働く中で必要不可欠な「報告」「連絡」「相談」を意味する言葉が報連相です。
組織にとって社員同士のコミュニケーションは何よりも重要で、その意思疎通が十分でなければ、業務に支障をきたし、円滑な企業活動は望めません。まして業務の根幹にかかわる意思疎通である報連相では、なおさらでしょう。

今回は組織の中で生きる社会人にとって生命線とも言える報連相について詳しくご紹介していきます。

報連相の意味とは

報連相の意味とは

報連相とは報告、連絡、相談のことで、組織にとって最も重要な「業務」を合わせた造語です。報連相は企業で働く社会人はもちろん、企業そのものにとっても、決して欠かすことができない業務です。

例えば上司の指示で業務を遂行したり、自らの発案で何らかの仕事に取り掛かる場合でも、組織では直属の上司に報告することは当然の業務となります。それが部署内で情報を共有する案件なら、部会などで上司や担当者自らが部員に連絡し、情報を共有することも必要となります。さらに進展が見込める場合、あるいは業務に支障をきたしそうな場面では、自己判断は避け、必ず上司や同僚に相談しなければなりません。組織では報連相をケースバイケースで的確に行うことも必要なのです。

報告・連絡・相談の違い

社会人にとって仕事をする上で、報連相が何よりも重要なことは分かりました。学校や家庭でも報連相は必要ですが、組織全体に影響が及ぶ企業活動では、役割の意味、重さが違います。社会人にとって、報告、連絡、相談は具体的にどう違うのでしょうか。

報告とは

報告とは

報告とは一般的に物事の経過を告げ、説明することですが、主にその相手が上司や先輩に限られる点で連絡、相談とは違います。

組織においては、上司に業務の進行状況をこまめに伝えることは義務と言えるほど必須で、上司も部下の日々の業務内容を正確に把握しておくことで、部署全体、ひいては組織全体の業務を円滑に遂行できるのです。また各部員も、上司を通じて同僚たちの業務内容を把握しておけば、仕事の重複を避けることができ、隙間の業務にも着手できます。
社会人にとって報告は基本ですが、大きな責任を伴います。

連絡とは

連絡とは

連絡とは情報を伝えて共有することを意味しますが、伝える相手が最も広いとこが、報告、相談とは違います。

普段の仕事で主に上司に伝える報告に対し、連絡は上司、同僚から社員全体、場合によっては仕事相手など幅広い相手に伝える必要があります。毎朝の部会で各自の業務状況を伝えるのも連絡ですし、業務で不都合が生じた場合、仕事相手に不都合を伝え、指示を仰ぐのも連絡と言えます。
連絡は幅広く情報共有するという点で、特定の相手を対象とする報告や相談とは異なるのです。

相談とは

相談とは

組織の中で働く以上、重要な案件については、その都度、上司などに相談すること必要です。相談をしなかったため、大切なビジネスチャンスを逃してしまうこともよくあります。逆に経験の少ない社員などが自己判断で仕事を推し進めてしまった結果、思わぬミスを犯してしまうケースも少なくありません。仕事相手に迷惑をかけ、組織の信用を失ってしまっては取り返しがつきません。

相談は業務により大きな影響を及ぼす可能性が高いという点が、報告、連絡との違いかもしれません。仕事で問題に直面した場合、無責任な自己判断を避け、すぐに上司や先輩、同僚に相談することが重要です。

報連相の重要性

報連相の重要性

これまで社会人にとっての「報告」「連絡」「相談」の意味、違いをみてきました。
報告は主に上司に業務遂行の状況を伝えること、連絡は上司に限らず同僚、仕事相手との情報共有の意味も含むこと、そして相談はビジネスチャンスや事故回避にも直結することが少なくなく、重要性は飛躍的に増します。

このように組織の一員として働く社会人としては、報連相をしっかりと確実に遂行することが、業務の第一歩となります。もちろんプライベートでの報連相も重要ですが、社会人にとっての報連相は関係者の範囲、企業経営の収支、会社の信用など、影響を及ぼす範囲がけた違いに広くなり、重要度が違います。
個人事業主の方なら話しは別ですが、組織の一人として業務にあたる以上、最低限のビジネスマナーは守らなければなりません。

報連相を行う際のコツ

報連相で何より大事なのは、分かりやすく、簡潔に伝えるということに尽きます。報告、連絡、相談をする者が、要領を得ずに何を言っているのか分からないようでは、時間の無駄で、仕事になりません。仕事を円滑に進めるためにも、分かりやすく報連相を行うことは必須と言えます。

報告のコツ

前フリでも触れましたが、報連相は何より簡潔に、分かりやすく行うことが重要です。
中でも上司や先輩などへの「報告」は業務の大前提ですから、簡潔に要点を絞って伝えることを心がけてください。上司や先輩相手の報告をしっかりできなければ、伝える対象が広がる「連絡」や、重要な場面もでてくる「相談」にも支障をきたしてしまいます。

まずは報告のコツを具体的にみていきましょう。

相手の都合を確認する

相手の都合を確認する

報告をする際は何より周囲への配慮が欠かせません。会社では皆、限られた時間をやりくりしながら働いているため、相手が多忙なときに報告するのは避けなければなりません。

以前、空気が読めない人を指すKYという言葉がはやりましたが、報告も周囲の状況をよく見て、タイミングを図って行うようにして下さい。忙しいようなら後回しにして、急ぎの用件ならメモ書きにするなど、柔軟に対応するのもコツの一つです。間違ってもKYなどと言われないよう気を付けて下さい。

こまめな報告を心がける

こまめな報告を心がける

こまめな報告を心がけることも報告のコツの一つです。

自分では相手が分かっているはずと思い込んでいても、意外と相手は理解していないケースも少なくありません。また報告は必要最小限になどと考えていると、大事な報告を忘れる危険もあります。

こまめな報告はコミュニケーションの機会を増やし、仕事をする上での潤滑油の役割も果たします。業務の基本として、こまめな報告は欠かせません。

指示した上司に直接報告

指示した上司に直接報告

ビジネスマナーの基本として、指示を出した上司に直接報告することが重要です。

別の上司や同僚を介して伝えた場合、少なからず、指示を出した上司に報告の内容が誤って伝わってしまうリスクもあります。また指示を出した上司としても、誰かを介して報告を伝え聞くのでは、気分的に良くないケースも考えられます。
やむを得ないケースは別にして、報告は指示を出した上司に直接報告したいもの。これも報告のコツと言えるでしょう。

結論を先に伝える

結論を先に伝える

上司や先輩などへの報告は、何より簡潔明瞭に伝えることがコツです。

報告する内容は事前に決まっていることが多く、その結論を先に伝えることが重要なコツなります。途中経過は、聞かれたら答えればいいのであって、先に途中経過から入ると相手にストレスを与え、時間の無駄にもなってしまいます。まして言い訳から入るのは論外で、避けなければなりません。

事実を簡潔に伝える

事実を簡潔に伝える

結論を先に伝えるとともに、報告のコツとして重要なのは、事実を簡潔に伝えることです。

知りたい事実を後回しにして、自分の意見や憶測などを先に報告すると、報告を受ける相手に迷いやストレスを与え、業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。
あくまで判断するのは報告を受ける上司であり、事実の前に憶測や願望などを伝えるのは避けなければなりません。

悪い報告こそ迅速、正確に

悪い報告こそ迅速、正確に

社会人の最も大事な資質の一つに、悪い報告こそ素早く、正確に行うことができるかどうかという点があります。人は誰でも悪い報告より、いい報告をしたいのは当然です。しかし、ビジネスの世界では悪い報告こそ、迅速、適正に対処しないと、最悪のケースでは組織の存続にも影響してしまいます。
悪い報告は気が重いことは分かりますが、勇気を持って迅速に報告する習慣をつけることが、報告の大きなコツと言えます。

重要な報告も迅速に

重要な報告も迅速に

悪い報告同様、重要な報告も迅速に行うことが大事なコツです。

特に仕事の相手先にかかわる案件の場合、処理が遅れると業務に支障をきたす場合があり、勤務先の信用にも大きく影響します。また新規提案などビジネスチャンスがある場合などは、何よりスピードが優先されるため、上司など責任者への報告は素早く行わなければいけません。

口頭か文書かは案件次第

口頭か文書かは案件次第

報告の内容によっては、文書や資料を添えることも重要なコツになってきます。

簡単な報告なら口頭で、または上司が外出中で不在の場合ならメールで伝えることも問題ありませんが、重要で複雑な案件となると文書や資料を添えることも必要となります。
上司が出張などで不在の場合は電話で簡単に要件を伝えてから、メールに資料などを添付して詳細を報告すれば間違いはありません。

複雑な指示はメモ帳に

複雑な指示はメモ帳に

報告の際に、上司から修正を指摘されたり、新たな業務を支持されることも少なくありません。その際、指示の内容が多岐にわたることも想定して、メモを持参しておくのもコツと言えるでしょう。上司としても、部下がただ聞いているだけでは、「本当に頭に入っているのか」と不安にもなります。ビジネスを円滑に運ぶためにも、指示をメモ書きする習慣は必要です。

連絡のコツ

ビジネスシーンにおいて、連絡をする際にも多くのコツがあります。基本的に上司や先輩が相手の報告と違い、連絡は上司、同僚、場合によっては仕事先の相手と、対象が広がります。それだけ、連絡の仕方が悪いと影響を及ぼす関係者も多くなります。

しっかり連絡のコツを把握して、円滑に仕事を進めましょう。

連絡する相手を見極める

連絡する相手を見極める

普段、先輩と組んで仕事をしている場合、業務連絡をまず先輩にすべきか、上司にすべきなのか、判断に迷うケースも少なくありません。基本的には、より身近で仕事をともにしている先輩に連絡した方がいいのですが、場合によっては上司に直接判断をあおいだ方がいいケースもあります。

その場合、先輩の顔をつぶさない配慮をすることが連絡のコツです。

連絡の手段を冷静に判断

連絡の手段を冷静に判断

周囲の情況を的確に把握して、手段や内容を冷静に判断することも、連絡の大切なコツと言えるでしょう。部署の全員に影響する重要な案件なら、可能な限り部員がそろった場所で口頭で伝えるようにしましょう。やむなく不在の部員には電話で直接伝えるように心がけます。一方、緊急を要さない案件や、口頭では正確に伝わりにくい内容なら、メールで伝えるのも連絡のコツかもしれません。

確実に伝わっているか要確認!

確実に伝わっているか要確認!

社会人の業務において、相手に連絡が確実に伝わっているかどうかの確認は欠かせません。メールが届いているか、メール内容を見てくれたか、郵便物が届いたか、ファックスが届いているか。社会人にとって、どれひとつでも確認をおろそかにできない重要な業務です。
相手に伝わっているはず、という勘違いから、大きな事故に発展するケースも少なくありません。

あいまいな連絡は厳禁!

あいまいな連絡は厳禁!

連絡をする際、あいまいな言い回しは極力避けなければなりません。
例えば部署の管理職に「今月の中旬に全体会議を行うので、必ず出席して下さい」と言われても、正確な日時が分からなければ、予定を入れることができず、業務に支障が出かねません。どうしても日程の調整がつかない場合は別ですが、業務に関連する事項は極力明確に連絡することが重要なコツとなります。

連絡は何よりスピード!

連絡は何よりスピード!

連絡は関係者全員に迅速、明確に伝えることが基本で、スムーズに業務を遂行するためにも不可欠です。時代に関係なく、情報のスピードが業務に大きく影響を与えるため、ささいなことでも可能な限り早く、全員に連絡することが大事です。また連絡事項を正しく伝えるためにも、できるだけ他人を介さず、自分の口で伝えることも連絡のコツと言えるでしょう。

連絡は全員に確実に!

連絡は全員に確実に!

組織や部署の全員に関係する連絡は、必ず全員に伝えなければいけません。例えば社員の健康診断や部内の歓送迎会など、全員に連絡が必要なケースで伝え漏らしがあると、連絡が来なかった社員の業務に支障をきたすだけでなく、人間関係もぎくしゃくしてしまいます。まして若い社員が歓送迎会などの幹事をするケースでは、念には念を入れて連絡するよう細心の注意を払いましょう。

伝え漏らしを防ぐことは連絡の重要なコツとなります。

相談のコツ

報連相の最後になる「相談」は、業務のプラス面にもマイナス面にも大きく影響するため、特に注意が必要です。相談をせず自己判断で進めたためビジネスチャンスを逃した、あるいは独断で仕事を進めた結果、ミスを犯して会社の信用を失墜した、というケースも多々あります。
業務を安全に、円滑に進める重要なコツとして、相談は欠かせません。

自分の意見を持って相談を

自分の意見を持って相談を

上司や先輩、あるいは同僚に相談する場合、解決策をすべて相手に委ねるようでは、立派な社会人とはとても言えません。同じ相談をするにも、自分なりの考えをしっかりと持ち、相手に明確に伝えることは、相談のコツ、最低限のビジネスマナーと言えます。
相談を受けた側としても、すべてお任せでは業務の負担になり、相手への不信感も募ってきます。相談するのは悪いことではありませんが、全権委任は避けて下さい。

迷ったらすぐ相談!

迷ったらすぐ相談!

仕事をしていて迷いを生じたり、疑問、不安を感じたら、すぐに上司や先輩に相談する。これが安全で円滑な業務遂行のコツです。特にキャリアの浅い社員は経験値が低く、自分の判断で仕事を推し進めると、思わぬミスを犯してしまいます。個人事業主なら構いませんが、組織でミスを犯すと周囲に悪影響を及ぼし、迷惑をかける結果になるかもしれません。また不安を抱えながら行う仕事は効率も悪く、疑問や不安が出たら相談をためらってはいけません。

相談は直属の上司

相談は直属の上司

業務上の相談をしたいが、誰に相談すればいいのか迷ったことがあるのではないでしょうか。仕事上での相談のコツは、相手を見誤らないことに尽きます。基本は部下に指示を出し、その仕事に責任も負う直属の上司に相談します。仕事内容を誰よりも理解しており、的確な指示を出せる可能性が最も高いのも直属の上司です。仮に他の上司や先輩に相談して失敗してしまった場合でも、社内的に責任を問われるのは直属の上司です。組織の理屈から言っても、相談相手を誤ってはいけません。

提案は具体的に、説得力をもって

提案は具体的に、説得力をもって

業務に関して誰かに相談する場合、抽象的ではなく、具体的に提案することがコツになります。相談の内容が不明であったり、提案が説得力に欠けていては、相談される方も力が入りません。せっかく前向きな提案をするなら、熟考して具体的にプランを練ってから相談するようにしましょう。
仮にその提案が実を結ばなくても、仕事に対する真摯な姿勢が周囲に伝わります。それが組織を活性化させるのです。