慌てず連絡！会社への遅刻連絡メールの書き方【ケース別例文付き】

遅刻しまったときのために遅刻連絡メールの書き方を確認しよう

社会人として、遅刻は厳禁です。
朝礼や朝イチのミーティングなど、特に始業開始時刻の前後は職場のメンバーが一同に集まって連絡事項の伝達や目標確認が行われることもある重要な時間帯です。
その時間にいることができないと、朝礼で周知があったことを知らずに仕事を始めることになり個別の連絡が必要となったり、朝イチから外出する営業マンとの連絡が上手くいかなかったり、一日の動きに無駄が多くなったり、同僚に余計な負担をかけてしまうことになりかねません。

本来は電話で直接事情を説明し、始業時間に間に合わないことを伝えるのがベストですが、状況によっては電話がかけられない場合もあります。
今乗っている電車が遅延で遅れる場合は、電車内にいるため電話が掛けづらいでしょうし、時間帯によっては上司も出勤中で電車の中のため電話に出られない可能性もあります。
また、職場によってはメールでの連絡をするように決まっている場合もあるでしょう。

そこで今回は、メールで遅刻連絡を行う場合どうしたらいいかを、ケース別、例文付きでご紹介します。
メールだと文章だけでの連絡になるため、電話連絡の時より遅刻してしまうことに対する謝罪の気持ちなどが伝わりにくくなってしまうため、十分気をつける必要があります。
逆に、電話で連絡をすることができる場合もこのメールでの連絡の例文を参考にすれば、必要な情報を漏らさず連絡できるでしょう。

遅刻連絡のメールの基本

まず、遅刻連絡を行うメールの基本を押さえておきましょう。
遅刻する理由にもよりますが、おおむね次の点を漏らさず伝えられればOKです。

・遅刻することを明確に伝える
・遅刻する理由、現在地や状況を説明する
・到着予定時刻を伝える
・遅刻することを素直に謝罪する
・朝イチで伝達しなければ行けないことがある場合、忘れずに伝える

交通機関の遅延

交通機関の遅延には様々な理由があり、突然発生することも多いため予測がつかないことが多いものです。
例えば自宅の最寄り駅に到着したら改札の前に普段では考えられない列ができていたり、満員電車に揺られていたら電車が急停車し、「点検のため一時停車します」というアナウンスが流れてきてそのまま運転を一時ストップ、なんてこともあります。
こうなったら自力でなんとかできることではありませんので仕方がありません。
落ち着いて職場に遅刻の連絡をしましょう。

交通機関の遅延の場合に伝えるべきことは、「どの交通機関を使っているか」「現在地はどこか」です。
それが分かれば、職場の方でも遅延情報を調べて大体の状況を把握してもらうこともできます。
別の交通機関の利用も考え、その後出社時間の予定が立ったら再度連絡するとなお良いでしょう。

また、電車の遅延の場合は「遅延証明書」が発行されますので忘れず取得して、会社に提出しましょう。

交通機関の遅延による遅刻連絡メールの例文

タイトル：◯◯（氏名）／電車遅延のため遅刻いたします

本文：
△△課長

おはようございます、◯◯です。
現在、出勤途中なのですが、現在電車が動かなくなっています。
私は今、◯◯線◯◯駅のホームにおりますが、◯◯駅近くで発生した踏切事故が発生したということで、現在上下線で運転を見合わせているとのことです。
運転再開の予定はまだアナウンスされておらず、別のルートも探してみますが朝礼の時間に間に合いそうにありません。
到着の予定が立ちましたら再度ご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

体調不良による遅刻

朝起きてみて頭やお腹が激しく痛い、ふらふらする、というようなケースです。
出社できるかどうかは状況次第ですが、様子を見て収まってから出社したり、病院に行ってから出社するのであれば遅刻することになります。
場合によっては上司から休むよう指示があるかもしれませんので、症状をしっかり説明しましょう。
自宅を出るギリギリまで判断を長引かせることなく、朝起きて具合が悪い時点でできるだけ早く連絡することが大切です。

体調不良による遅刻連絡メールの例文1

病院に行ってから出社するため、遅刻する場合

タイトル：◯◯（氏名）／体調不良のため病院へ行ってから出社するため遅刻します

本文：
△△課長

おはようございます、◯◯です。
今朝起きましたら激しい頭痛があり、体温を測ったところ微熱がありました。
そのため、出社前に病院に寄って診察を受け薬をもらってから出社させていただきたくご連絡いたしました。
病院の混み具合にもよりますが、出社できるのはおそらく10:00前後になると思います。

今朝のミーティングで私が発表する予定だったプロジェクトの進捗状況について、代わりに◯◯さんから発表してもらうようメールにて連絡しておきます。

ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。

体調不良による遅刻連絡メールの例文2

頭痛や腹痛が収まるのを待って出社するため、遅刻する場合

タイトル：◯◯（氏名）／激しい腹痛のため遅刻します

本文：
△△課長

おはようございます、◯◯です。
今朝起きてから激しい腹痛とふらつきがあります。
現在起きて動くことが難しい状況ですが発熱はなく、しばらくしたら良くなると思います。
そのため、申し訳ありませんが遅刻させて下さい。
10:00頃には出社できると思います。

ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。

寝坊による遅刻

社会人たるもの、「寝坊しました」という理由で遅刻することは避けたいもの。
しかし、目覚まし時計をセットし忘れたり、電池が切れたり、うっかり二度寝してしまって気がついたら出社に間に合わない時間だった、という経験は、誰しも一度はあるものです。
万一その状況になってしまったら落ち着いて、まずは遅刻の連絡をしましょう。

ポイントは、素直に寝過ごしてしまったことを謝罪することです。
ごまかしても必ずバレますし、再び同じ失敗を繰り返さないために、自分への戒めの意味も込めてちゃんと謝ることが大切です。
「ヤバい」とパニックに陥ってはいけません。
思わぬ忘れ物をしてしまったり、事故に巻き込まれてしまっては元も子もありませんので、上司のお叱りを素直に受け止める覚悟をして落ち着いて出社しましょう。

寝坊による遅刻連絡メールの例文

タイトル：◯◯（氏名）／申し訳ありません、寝過ごしてしまったため遅刻します

本文：
△△課長

おはようございます、◯◯です。
大変申し訳ありません。
寝過ごしてしまいました。
目覚ましをセットしておいたのですが電池が切れてしまったようで、先ほど目が覚めたらすでに10:00を回っていました。
これから急いで向かいますので、11:00過ぎには出社できると思います。

△△社の◯◯様から私宛に連絡があった場合、出社後すぐに折り返し電話する旨をお伝えいただきますようお願いいたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

まとめ

社会人に遅刻は厳禁とは言え、どんなに気を付けていても、やむを得ない理由で遅刻することになってしまうことはあるものです。
そんな時こそ、良くない状況の報告をただちに適切に行うことができるかどうかが社会人としての力量が問われる部分でもあります。
適切に連絡を行って状況や理由の説明を行うことができれば十分カバーできるでしょう。

遅刻した理由によっては今後遅刻しないようにするにはどうしたらいいか検討する必要もありますが、誰にでも遅刻せざるを得ない状況になる可能性はあることですので自分を責めすぎないことも必要です。
無事会社に到着することができたら、遅刻して申し訳ないという気持ちを上司、同僚に伝えたら、その後は遅刻してしまったという気持ちを引きずることなく、いつも通りに仕事をこなしましょう。