ビジネスでの電話とメールの使い分け方

ビジネスにおいて相手とやり取りする際には電話やメールに加え近年はチャットなど様々なツールが利用されています。

「メールよりも電話の方が早い」「メールは仕事をしている気になるだけ」と言った理由から電話でのやり取りを好む方がいる一方で、人によっては相手が隣や目の前に座っていてもメールやチャットなどで連絡をする方も多いと言われています。
また、社外からかかってくる電話に対しても「電話は仕事の邪魔になる」「電話は時間の無駄」と考える方も多く、中には電話で連絡をしてくる相手とは一切やり取りを行わないと言った方も存在してします。

ここではビジネスにおける電話とメールの使い分け方について紹介していきます。

電話とメールのメリットとデメリット

電話とメールの使い分け方を説明する前に電話とメールに存在している異なるメリットとデメリットについて紹介していきます。メリットとデメリットを理解することで使い分けることが可能となってくるはずです。

早い

電話の一番のメリットとも言えるのが早さです。
メールも瞬時に送信することが可能ですが、相手がすぐに確認してくれるとは限りません。また、確認だけでなく返信を求める場合にはいつ返信が来るか分からず場合によっては翌日に連絡がくることも考えられます。
一方、電話は相手さえ電話に出てもらえればすぐにでも返答を得ることができます。

様々な返答に対応できる

質問に対して返答してもらっても追加で質問が出てくることは往々に存在します。電話であればその場ですぐに返答してもらうことができますが、相手がすぐに返信してくれるとも限らないメールの場合にはそのやり取りが何度も続けば最終的な結論ができるまでに何時間、何日もかかってしまうこともあります。

ニュアンスが伝わりにくい

メールは文字によるやり取りのため読み手しだいの感情などの受け取られ方が大きく変わってきます。
一方、電話は自らの声をそのまま伝えるため感情などを含め細かいニュアンスも伝えることが可能です。
お願いする場合や謝罪する場合などは、発言内容はもちろん、声の大きさやトーンを変えることで相手に正確にこちらの意図を伝えることも可能です。

同時に複数の人に連絡ができる

ビジネス環境では同時に複数人と連絡をとりあうこともよくあります、そういった場合、電話では一人ひとりとやり取りを行わなければならないと言ったデメリットが存在します。

一方、メールでは宛先を複数人設定し送信することができますので複数人でのやり取りも同時に行うことが可能となります。

タイミングしだいでは相手の仕事のジャマになることもある

ビジネスで電話を使用しない、と言った方が最も多く使わない理由に上げるのが相手の時間を割いてしまうことにあります。
電話は相手が出ることで初めてコミュニケーションとして成立します。そのためこちらから電話をかけることで相手がそれまで行っていた業務を中断させてしまうことになります。
反対にかけられた場合も同様に、集中して行っていた業務を中断し電話対応をする必要があります。

その点、メールは相手の好きな時に確認し返信することができるため双方の業務の邪魔になることはありません。

メールは証拠が残る

基本的に電話は話した内容が記録として残りません。
一方、メールはやり取りした内容が必ず残ります。そのため言った言わないと言ったことがまず起こりません。

好きな時間に連絡できる

何度か記載しているように電話は相手が出なければ話すことができません。そのため会議中や外出中であった場合にはコミュニケーションを取ることができません。
また、営業時間外といった場合には、伝言などを残すことさえできません。

その点メールはいつでも好きな時にメッセージを行うことができます。
もちろん、すぐに返信がくるとはかぎりませんが、こちら側の要件を伝えることだけはできますので電話よりもメリットが大きいといえます。

電話とメールの使い分け方

上記で紹介した点を踏まえ電話とメールの使い分け方を紹介していきます。もちろん、全てのケースで下記の使い分け方が当てはまる訳ではありません。
しかし、まったく考えず自分の都合だけで使い分けるよりも相手の迷惑にならなず、スムーズなやり取りを行えるようになるはずです。

メールにはメールで返す

冒頭でも記載したように電話でのやり取りを好まない方は一定数存在しています。
また、相手は打ち合わせの合間などしばらく対応できないことを想定しメールを送ってきている場合なども考えられます。

そのため相手からメールで連絡が来た場合にはメールでの返信が基本となります。

緊急性の有無で使い分ける

メリットとデメリットでも紹介したように電話での連絡は相手の業務を中断させてしまう可能性があります。そのため自分は「電話の方が楽だから」と言ったような理由で電話をかけてしまうと相手の迷惑になる可能性があります。

急いで確認や返信などを求めない場合にはメールを使った方が親切です。

履歴を残したいかで使い分ける

商品の注文など契約書をかわさずに依頼する場合などはメールを使った方が履歴に残すことができます。
電話では「注文した、していない」と言ったことが起こる可能性がありますし、発注数などの認識違いが起こる可能性もあります。

相手によって使わける

また、時には相手によって使い分けることも必要です。
普段から電話でのやり取りを好む方には電話で連絡し、メールでのやり取りを好む方にはメールでやり取りするなど、相手に合わせることでストレスなくやり取りをすることが可能です。