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見積書・請求書・発注書・注文請書・納品書・受領書・領収書の違い

見積書・請求書・発注書・注文請書・納品書・受領書・領収書の違い

見積書・請求書・発注書(注文書)・発注請書(注文請書)・納品書・受領書・領収書・明細書の違いについて

仕事をしていると見積書、請求書、発注書(注文書)、発注請書(注文請書)、納品書、受領書、領収書、明細書など様々な書類の事を耳にする機会がありますが、それぞれにはどういった意味があり、どういった違いがあるのかはっきりと分からない方も多いかと思います。

ここではそういった9種類の書類の違いについて紹介していきます。

見積書

見積書

発注や契約をする際に最初に出す書類と言っても過言ではないのが見積書。
見積書は注文する商品、販売する商品の金額を双方で確認するための書類です。
また、見積書を元に金額面などの交渉がはじまり、契約(注文)するかどうかの判断をするための書類でもあります。

さらに、時期などによって価格が変動する場合には見積書の有効期限が記載されていたり、と記載されている内容は企業ごとによってことなりますが、商品名(サービス名)や支払い期日などもが記載することで双方の認識の違いを防止する役割も兼ねています。

発注書(注文書)

発注書(注文書)

発注書(または注文書)とは上記の見積書などを元に購入する側が注文する意志を示すための書類になります。
ただし、販売する商品や企業によっては発注書がない場合もありますが、「注文した、していない」といった後々のトラブルを避けるためにも発注書の確認をもって正式な依頼とする企業が多く見受けられます。

発注請書(注文請書)

発注請書(注文請書)

上記の発注書を受け取った販売主が発行するのが発注請書(または注文請書)になります。
発注請書のフォーマットも企業によって異なりますが、注文した日付などの他に、注文した商品や数量、単価などの記載があり、注文した商品や数などの間違いや認識の違いがないかを双方で確認することができる書類です。

納品書

納品書

納品書とは納品した商品や数量などが記載してある書類になります。つまり納品書をみることでどこから、何の商品がいくつ納品されたかを確認することができます。
また、上記で紹介した見積書はもちろん、発注書(注文書)や発注請書(注文請書)も商品が購入者側に届く前に使用する書類であるのに対して、納品書は商品が届いてから、または届くと同時に使用する書類といった違いがあります。

検収書

検収書

検収所とは届いた商品や数が合っているかなどを購入者側が確認を行い、問題ないことなどを販売主側に知らせるための書類になります。
仮に注文書に記載した商品と違った商品が届いたり、数が合っていなかった場合などには検収書を発行・返送せずに販売主に確認をとります。

受領書

受領書

受領書とは商品を購入者側が受け取ったことを販売主側に知らせるための書類になります。
検収書と似ていますが、検収書は商品や数に間違いがないことを確認したことを知らせる書類であるのに対して、受領書はそういった確認をせずあくまでも商品が届いたことを知らせる書類と言った違いがあります。

請求書

請求書

請求書とは注文や契約をもとに支払いをお願いするための書類になります。
そのため請求書には支払期日などがあるだけなく、他の書類とは違い振込先などの記載があります。もちろん、コンビニ払いなどその他の方法で支払う場合には振込先の記載がないこともあります。

領収書

領収書

領収とは支払いが済んだ後に発行される書類で販売主からすると代金を受け取ったことを相手に知らせる書類になり、購入者からすると支払いを行った証明になる書類になります。

また、類似する書類にレシートがありますが、レシートは支払った人物が特定できない、領収書は購入した商品の詳細が分からないと言った違いがあります。

明細書

明細書

明細書とは商品名や数量など明細が記載された書類になり、発注明細書、納品明細書、請求明細書など様々な明細書があります。
主には発注書や納品書など上記で紹介した書類1枚だけでは表示しきれない、書ききれない際などに別に○○明細書を発行してその詳細を記載します。
そのためレシートなども明細書の一種となります。
こちらも企業はもちろん、注文する数量などによってもフォーマットに違いがあります。

違いのまとめ

上記で紹介した9種類の書類の目的や意味が異なり、使用したり、発行するシーンに違いがあります。また、企業によって発注書がない場合や納品書などがない場合もあります。