ビジネスにおいて、メールの送信は欠かせない業務です。中には重要な事案についてのやり取りも少なくないでしょうが、そうした時に危ぶまれるのが、「誤送信」の問題です。送信先や添付データを間違ってしまった場合、中身が重要なほど、事態の深刻度は上がります。

では、こうした場合はどのように対応すべきなのでしょうか。

本記事では「メールの誤送信」の問題について、その具体的な対策法の解説とともに、メールでのお詫びの仕方についても例文付きで紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

メールを誤送信した後の対応

ビジネスメールを誤送信してしまったことが分かったら、すぐに対応に乗り出すことが必要です。しかし、その際は焦って行動するのではなく、きちんとした手順を踏まなくてはなりません。以下の項目では、そうした際の適切な対策法について見ていきましょう。

電話で誤送信先に謝罪する

ビジネスメールを誤送信してしまった場合、当然ですが、すぐに送信先へ連絡を入れなければなりません。この際の連絡手段としては、電話が最も適切です。改めてメールも送りますが、メールの誤送信は情報漏洩にもつながりかねない重大事ですので、メールだけの謝罪ではなく、まずは電話で事の説明とメールの削除をお願いした方がよいでしょう。口頭の方が文章より細かいニュアンスが伝わりやすいので、相手方としても、事態の経緯や謝罪の意が感じられやすくなるはずです。

電話がつながらない時

誤送信先に電話を入れようとしてもつながらない場合は、報告前にメールが開封されてしまう可能性があります。ですので、こうした時はまず、メールによる報告と謝罪を先に行っておきましょう。

タイトルを「【重要】メール内容誤記のお詫び」などとし、本文で謝罪するとともに、先のメールを開封せず削除してほしい旨きちんと依頼します。また、電話での謝罪の際も同様ですが、合わせて「事態の原因」と「今後の対策」を述べておくと、相手方も納得しやすくなるでしょう。

上司への報告を忘れない

上では、送信先にすぐにお詫びの連絡をすべきと述べましたが、その前にまず、上司へ報告することを忘れないようにしましょう。

前にも述べたように、メールの誤送信は無視できないミスです。場合によっては重大な問題に発展する恐れもあるので、リスク管理の面からも、自分1人で処理しないことが大切になります。これは、メールの誤送信に限らず、どんなトラブルに関しても言えることです。報告したら、上司のアドバイスなどに従い、具体的な対策を行っていきましょう。

ミスの内容に応じた謝罪メールの例

メールの送信で気を付けなくてはならないポイントに、「宛先」「本文内容」「添付ファイル」「社名」の4つがあります。これらのうちどれを間違えたかによって、謝罪メールの内容も変わってきます。以下の項目では、それぞれのパターンに応じた謝罪メールの例文を紹介していきましょう。

宛先を間違えた例

宛先を間違えてメールを送ってしまった場合、顧客や取引先との機密情報が漏洩してしまう恐れがあります。そのため、誤送信メールを開封前に削除してほしい旨を伝え、併せて迷惑をかけたことへのお詫びを行いましょう。以下に例文を挙げてみます。

送信内容を間違えた例

送信先ではなく、本文の内容を間違えた場合は、相手に余計な混乱を与えてしまいます。ですので、早急に誤送信である旨の報告と謝罪を行わなくてはなりません。こちらも、以下に例文を挙げておきます。

添付を間違えた例

メールに添付するファイルを間違えてしまう誤送信も十分ありえます。そうした場合は以下の例文のように、ファイルの削除依頼を行うとともに、正しいファイルを添付しておきましょう。

添付をし忘れた例

添付すべきデータを忘れてメールしてしまうミスも、起こりがちなケースです。続いてはこうした場合のお詫びメールについて、例文を挙げて見ましょう。

社名間違いの例

「送信先の社名を間違える」という誤送信も、やってはいけないながら起こりうるミスです。こうした場合も迅速な対応が必要になりますが、以下に具体的な例文を挙げて見ましょう。

対応のポイント

メールの誤送信は、顧客との関係を壊しかねない重大な事案です。そのため、謝罪の電話とメールなどの対策は、的確なポイントを押さえて行うことが重要になります。ここでは、誤送信のお詫びをする際大切になるポイントを、4つ紹介しておきましょう。

対応の迅速さ

ビジネスメールの誤送信についての対応は、一刻を争うと考えた方が良いでしょう。特に機密漏洩に関わるようなケースなら、スピードが何より大事になります。緩慢な対応をしたために、取り返しのつかない事態に発展することは、十分ありえます。

逆に言えば、迅速に対応するほど、影響の及ぶ範囲は小さくなるわけです。送信した直後であれば、被害は最小限で済みます。ですので、誤送信に気づいた段階ですぐに上司に相談し、間を置かずにメールの削除依頼を行うよう心がけましょう。

ミスの内容について説明する

お詫びの電話やメールをする際は、具体的なミスの内容についてきちんと説明することも大切です。もしも何も説明せずに、いきなり「先ほどのメールは間違いですので、削除してください」などと言われたら、相手としてはぶしつけな印象を禁じ得ないでしょう。あくまでもミスしたのはこちらで、相手に対してはお願いする立場ですから、できるだけ誠実に対応するのが原則となります。

「添付ファイルを間違えた」「本文内容が違った」など、何を誤ったかを説明した上で謝罪し、削除してもらうよう依頼しましょう。

ミスの経緯・発生理由についても説明する

ミスの内容だけでなく、それが起こった経緯や理由などについても説明しておくと良いでしょう。メールの誤送信はさまざまな原因によって発生しますが、具体的な理由や経緯について触れておくことで、問題の根本についてきちんと把握していることをアピールできます。これは、続いて述べる「再発防止策の提示」の説得力を増す上でも、重要なポイントになります。ですので、「操作ミス」や「不注意」、「校正ミス」など、誤りの元について一言添えておくのを忘れないようにしましょう。

再発防止策を提示する

繰り返し述べてきたように、メールの誤送信は情報漏洩の危険をはらんだ重大なミスです。その時は運よく大事に至らなくても、次に同じようなミスをした場合は、相手に大きな損害を与えるかもしれません。これは、双方の信頼関係に関わる重要な問題ですので、「二度と同じことをしない」というはっきりした姿勢を示しておく必要もあります。

上記のように、原因や経緯について一言述べた後、同様のミスに関する再発防止策について申し添えてから、メールを締めましょう。