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メールが送れない・届かない原因16選

メールが送れない・届かない原因16選

メールが送れない・届かない原因

・特定の相手だけにメールが送れない
・ファイルを添付するとメールが相手に届かない
・今までは送れていたメールが急に送れなくなった
・お客は送ったと言っているがいつまで待ってもメールが届かない

と言ったことが起きて困っていませんか?

プライベートでメールが届かない場合も困りますが、ビジネスでメールが届かないとなると業務に支障をきたしてしまいますし、場合によっては取引先からの信用を失ってしまう原因になりかねません。

メールが届かなくなってしまう原因は様々ですが、必ず届かなくなってしまう原因があります。

ここではメールが届かない原因についていくつかご紹介していきます。

メールソフトの迷惑メールフィルタの設定

Microsoft OutlookやGmail、Windows Live Mailなど様々なメールソフトがありますが、「迷惑メールフィルタ」や「スパムフィルタ」など名前の違いはあるもののどれにも迷惑メールを自動的に判定してくれる機能があります。

迷惑メールフィルタは非常に便利な機能で迷惑メールだと判断すると「迷惑メールフォルダ」や「ゴミ箱フォルダ」などにメールを自動的に振り分けてくれます。

ただし、普通のメールも迷惑メールと誤判断してしまう場合があり、そのために他の会社から送られてきたメールは届くのに、ある会社から送られてきたメールだけが届かない、または、ある特定の人のメールだけが届かないと思ってしまう原因になります。

メールが届かないと思ったらまずは「迷惑メールフォルダ」や「ゴミ箱フォルダ」と言ったフォルダに届くはずのメールが入っていないか確認してみてください。

サーバの迷惑メールフィルタが誤判断

送信されたメールは上記の図のように「自社のメールサーバ」に届き「相手のメールサーバ」を経由して「相手のメールソフト」へと届きます。
そして、これらのメールサーバにもブラックリストに登録されているメールアドレスを自動的に弾く機能が実装されています。
この機能により、メールサーバで迷惑メールを自動的に判断してくれますが、本人は普通に利用しているつもりでも、気が付かずにブラックリストに登録されてしまっている場合があり、メールが届かない・送れないと言った原因となります。

ブラックリストに登録されてしまう原因についてはこの後紹介していきますが、ブラックリストは様々なものがあり、「Spamhaus」など世界中で共有されているブラックリストもあれば、各メールサーバで独自に作成しているブラックリストなどもあります。
そして、自社はもちろん、送り先が使用しているメールサーバごとによってブラックリストに登録されているリストが異なります。
そのため、Aさんに送ったメールは届くのにBさん送ると届かないと言ったことが起きてしまいます。

解除申請をすればメールが届くようになりますが、あくまでも送信者である相手に行って貰う必要があることや、ブラックリストは多数あり、どこのブラックリストに乗ってしまっているか調べ、個々に解除申請をする必要があるため非常に手間がかかります。
まずは上記の方法やこの後紹介する方法を試した後で、それでも届かないようでしたらIT担当者など詳しい方に確認してもらうようにしましょう。

大量のメールを送った経験のあるドメイン

BCCなどの機能を使いメルマガなどを発行したり、保有しているリストに営業メールを定期的に送っている会社もあると思います。
しかしこういったメルマガや営業メールなどは同一内容のメールを大量に送る行為となり、迷惑メールと似たような行為であるため上記で紹介したブラックリストに登録されてしまう可能性を高くなります。

こういった経緯でブラックリストに登録された場合にはドメイン自体(メールアドレスの@以降の部分)がブラックリストに乗ってしまう可能性が高く、同じドメインのメールを使用しているAさんのaaa@xxx.comもBさんのbbb@xxx.comも全てブラックリストに登録されてしまっている可能性があります。

大量のメールを送る場合にはメルマガシステムなど専用のシステムを利用してメールを送ることでブラックリストに載ってしまうなどの原因を避けることが可能です。

不正利用

メールアドレスのパスワードが何らかの原因で流失したことによって不正利用されブラックリストに登録されてしまっている場合もあります。

最近の迷惑メール送信業者は自分たちでメールサーバを用意せず、不正に入手したメールアドレスを利用し迷惑メールを送っていることがあります。そのため流出したメールアドレスが迷惑メールを送るメールアドレスと認定され、本人の知らない所でブラックリストに乗ってしまっている場合があります。

Facebookなどを含め近年はメールアドレスなどの個人情報が様々な場所で流出しています。また、そういったサービスで利用しているパスワードとメールのパスワードが同じであれば容易に不正利用を許してしまいます。

流出してしまった場合にはパスワードをすぐに変更したり、他のサービスと同じパスワードをメールアドレスでは使用しないなどの対策が必要です。

HTML形式によるメール

メールにはHTMLメールとテキストメールの2種類のメール形式があります。
HTMLメールとはメールの本文に記載されている文字を装飾できたり、本文内に画像を埋め込ませ、画像などをクリックすることでホームページへリンクさせることなどができる形式です。
一方、テキストメールとはそういった装飾は一切できず本文内は同一サイズ、同一色の文字のみでメールを送る形式です。

これだけ聞くとHTMLの方が便利に見えますが、HTMLメールはウイルスを埋め込むこともできてしまうため、迷惑メールと判断されてしまう可能性がありメールが届かない原因となりやすい形式です。
そして、メールソフトによっては初期設定がHTML形式になっている物も存在しています。

そのため、送信している本人は「そんなつもりはない」「そんな設定はしていない」と思っていても送ったメールが迷惑メールと判断され相手に届かない原因となります。

どのメールソフトにもHTMLメールとテキストメールを選択する機能ができますのでテキストメールを選択することで比較的簡単に対策することができます。

短縮URLをメール内に記載

短縮URLとは例えば当記事の「★★★」を短く短縮したURLのことです。Googleなどで「短縮URL」と検索いただくと様々なサービスができますので時間があれば見ていただきたいと思いますが、英数字で長くなってしまっているURLを短くできるためスッキリさせることができると言ったメリットがある一方で、迷惑メールの送信業者が悪用するツールでもあります。

そのため「メールソフトの迷惑メールフィルタの設定」で記載した迷惑メールフィルタによっては短縮URLが記載されているメールを迷惑メールと判断してしまい、届かなくなる原因となってしまう可能性があります。

短縮URLを記載したメールが届かないと言った場合には、この可能性がありますので短縮していないURLを記載し送ってみると届くようになるかもしれません。

件名または本文が空

通常、仕事でメールを送る場合には件名を必ずつけて送信します。しかし社内の人間にメールを送る場合やこれから取引を始める方にメールアドレスを教える際には、件名が空のまま相手にメールを送る場合もあると思います。

しかし、迷惑メールを送信している人達は、迷惑メールを送信前にそのメールアドレスが利用されているアドレスかどうか判断するために件名はもちろん、本文も記載されていない空メールを送ることがあります。
そのため、何度も空のメールを送っていると迷惑メールフィルタなどによってあなたのメールアドレスが迷惑メールと判断される原因となります。
また、迷惑メールフィルタの設定によっては件名だけが空、本文だけが空と言ったメールも迷惑メールとご認識してしまうこともあります。

1度や2度、空のメールを送ったからと言ってすぐに迷惑メールと判断される原因とはなりませんが、普段から空のメールを送らないように気をつけることで届かないなどのトラブルを避けることが可能になります。

添付ファイルのサイズが大きい

メールは様々なファイルを添付して相手に送ることができますが、ファイルサイズ(容量)が大きいファイルはメールサーバに負担をかけるため大きなファイルを添付したメールは届かない原因となりかねません。

「サーバの迷惑メールフィルタが誤判断」にも記載しましたが、メールは自社のメールサーバと送り先のメールサーバの両方を経由して相手に届きます。
そのため、添付するファイルのサイズは両方のメールサーバが許可している範囲内に抑える必要があります。仮に自社のメールサーバが2メガ(2M)添付を許可していても相手のメールサーバが1メガ(1M)までしか許可されていなければ届きません。

また、この時に注意が必要なのは同じファイルを添付しても送る場合でも相手によっては届いたり、届かないことがあると言う点です。
送る相手が変われば使用してメールサーバが異なり、メールサーバが異なれば許可されるファイルサイズも異なります。
そのためA社には2メガのファイルが送れてもB社には届かないと言ったことが起きます。

近年はメールサーバの機能や性能が向上しているため10メガと言ったファイルが届くこともありますが、相手によって古いメールサーバーを使用していたり、厳しく制限をかけていることも往々にして存在します。

そのため、メールが送れないと言った場合には添付を外した状態で試し、届くようであれば添付が原因の可能性が高くなります。
また、そういったことにならないためにも添付するファイルサイズを必ず1メガ以下に抑えるか、それ以上のファイルをメールで送る場合にはファイル共有サービスなどを利用することで対策することができます。

迷惑メールに使われることの多いキーワードが使用されている

迷惑メールと言っても様々なものがありますが、「出会い」や「広告」「アダルト」など比較的使用されることの多いキーワードがあります。
そのため、そういったキーワードを記載されているメールは迷惑メールフィルタなどによって迷惑メールと判定されてしまう可能性があります。

メールボックスがパンクしている

パソコンに容量があるようにメールサーバにも容量があり、その容量がいっぱいになればメールが届かなくなります。
容量はメールに添付されているファイルなども含みますし、送信したメールはもちろん、受信しているメールも含みます。

送信・受信したメールがサーバに残る設定・仕様の場合には定期的に容量を確認しパンクしないように注意しましょう。

メールアドレスの間違い・メールアドレスの削除

当然のことですがメールアドレスが間違っていればメールは届きません。
また、ドメインを変更したりメールアドレスが削除されたりしていてもメールは届きません。

届かない原因を色々と探った後に上記のようなことが原因で送れないこともありますので、メールが届かない場合には別の方法で相手に連絡をとり確認をしてみるのも原因を突き止める1つの方法です。

アドオンが悪影響

アドオンとは拡張機能のことで、メールソフトには「誤送信を防止するアドオン」や「アドレス帳をより使いやすくアドオン」、「カレンダーと連動できるアドオン」など様々なメール用のアドオンがあります。
しかし、そのアドオンが開発者の意に反して悪影響を及ぼすこともあり、場合によってはメールが届かない原因となります。

特に新しくインストールした場合やバージョンアップした場合などに多くみられ、それまで普通に届いていたメールがある時突然届かなくなってしまりったり、遅延してしまうと言った場合にはアドオンを停止・削除してみましょう。

メールサーバのダウンやメンテナンス

パソコンがいきなりフリーズ(停止)したり、いきなり遅くなったりした経験は誰にでもあると思います。それと似た症状はメールサーバでも起こりえます。

メールサーバがダウンすれば当然メールは送れなくなりますし、届かなくなります。
自社でサーバを管理している担当者がいる場合には確認するようにしましょう。また、レンタルサーバなどを使用している場合にはサーバ会社のホームページに記載されているお知らせなどの情報を確認することでダウンしているかどうかを確認することができます。

また、レンタルサーバなどは提供会社が定期的にメンテナンスを行っており、メンテナンス中はメールが一時的に使用できなくなる場合もあります。
そういった情報もレンタルサーバ会社のホームページなどに使用できない期間・時間が掲載されていますので確認してみましょう。

国際基準を満たさないメールアドレス

「@」が2つ使用されているメールアドレスを見たことがある方はいないと思います。また「&」や「#」などの記号が使用されているメールアドレスも見たことがないと思います。
これらは国際基準に基づいてルールが決まっているためです。

しかし、プロバイダやキャリア等によってルールが多少ことなる場合があります。また、今は使用できないようになっているルールも昔はメールアドレスに使えてしまったルールなどもあります。

そういったルールの違いはメールが届かない原因となる場合があります。
特に多い例としては「.」が連続している場合です。最近はドットが2つ上連続しているメールアドレスは作れないことの方が多いですが、昔は作れてしまうこともありました。

ドット以外にも様々なルールがあるため簡単には判断できませんが、英数字と「-(ハイフン)」「_(アンダーバー)」「.(ドット)」以外に特殊な記号などを使用している場合には一度詳しい方の見てもらうことをおすすめします。

メールサーバの使用制限を超えた使用

契約しているメールサーバはサーバ会社ごとに使用制限があります。例えば国内で人気の高いロリポップでは1時間あたり1,000件まで、24時間あたり10,000件まで(スタンダードプラン)と送信できる上限が設定されています。
普通に使用している分には超えることはありませんが、大量のメールを一括で送信したりすると超えてしまう可能性は十分にあり、メールが送れない・届かないと原因になります。

メールが送れない・届かないと言ったことが起きてしまった場合にはメールサーバの使用制限を確認してみましょう。

最適化によりメールが消えている

Outlook Expressを使用している方の中には「空きディスク領域を増やすために、Outlook Express はメッセージを最適化することができます。」と言ったメッセージが表示を見たことがある方もいると思います。
メールソフトによって表示されるメッセージは異なりますが、最適化は受信した過去のメールを圧縮したり、不必要に出来てしまった無駄な領域を削除したりする機能です。

最適化を行うことでメールの容量を減らすことができますが、メールソフトによっては最適化によってメールが削除されてしまう可能性があります。そのため本当は届いていたメールが最適化によって勝手に削除されてしまい、届いていないと勘違いをしてしまうケースもよく見られます。

最適化は便利な機能ですが、「よく分からない」と言う方は使用を控えた方が無難です。