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携帯電話やスマホに関するビジネスマナー23選

携帯電話やスマホに関するビジネスマナー

携帯電話やスマートフォンは、今や生活になくてはならないアイテムです。どこへ行くにも身につけているという人が多いでしょうが、ビジネスにおいてもそれは変わりません。
実際に、携帯やスマホがなくては仕事にならないという人がほとんどでしょう。

特にスマホは場所を選ばず誰にでも連絡できる上に、さまざまな情報も記録でき、一台で何役もの役割をこなしてくれます。
しかしそんな便利なアイテムでも、使い方には十分な注意が必要になります。特にビジネスにおいては、無造作に使ってしまえば顧客の気分を害したり、会社の信用を落とすことにもなりかねません。そうしたことのないよう、社会人としてはきちんとマナーを守って使用したいところです。

ここでは携帯電話・スマホの基本的なビジネスマナーについていろいろと紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

携帯電話をかける前・携帯電話に出る前のビジネスマナー

携帯電話やスマホにまつわるビジネスマナー、まずは電話をかける(電話に出る)前のマナーについて見ておきましょう。

固定電話の場合でも同じですが、携帯電話にも使用前に留意しておくべきマナーが存在します。そうしたマナーを無視して携帯を使えば、周囲に迷惑をかけたり、最悪の場合には会社の信用を落とすといった事態も考えられます。

では、具体的にどんな点に注意すべきなのか、携帯の使用前に抑えておきたいルールについて以下で詳しく見ていきましょう。

使用の可不可を確認する

携帯電話・スマホに関するビジネスマナーとしては、まず「使用できる場所かどうかを確認する」というのが第一歩になります。
これはもちろんビジネスシーンに限ったことではなく、プライベートでも同様です。

もし携帯電話の使用が禁止されている場所であれば、当然電話をかけたり出たりすることはできません。携帯電話の使用が禁止されているケースとしては、病院内の一部や、飛行機の離発着時などがあります。

そのような場所で「お世話になっております。○○○株式会社の△△です」と携帯を使用すれば、周囲に迷惑をかけるだけでなく、会社の信用問題に発展する可能性もあります。

また、映画館や美術館での使用はマナー違反ですし、運転中の通話も危険を伴うため、ハンズフリー機器などを利用する場合でも安全な場所に停車してから使うのが推奨されています。

騒がしい場所での通話は避ける

携帯電話やスマホを使用する際のマナーとして、「なるべく静かな場所での通話を心がける」ということもあります。

携帯電話の一番のメリットは、どこでも通話が可能ということです。しかし、だからといって場所を選ばなくてよいというわけではありません。「通話しやすい環境」を選んで話すことが大切になります。
もしも周囲が騒がしい場所で電話をかけたり出たりすれば、お互いの話が聞き取りづらくなり、双方に大きなストレスがかかります。プライベートならまだしも、ビジネスシーンであればそうした事態は避けたいところでしょう。
ですので、通話はできるだけ静かな場所に移動してから行うのが基本です。

また、ホテルのロビーなどの落ち着いたスペースでは、なるべく静かな声で話すことも大切になります。

外出先での重要な話はNG

ビジネスにおける携帯電話・スマホのマナーとして、「外出先で重要な用件について話すのは避ける」ということも大切になります。

携帯電話の使用が当たり前である現代では、すぐそばで他人が通話していても、誰も気にすることはありません。そのため、話す方としてはつい周囲の目を忘れてしまいがちですが、実際には内容を聞かれてしまうおそれが高くなっています。大勢が密集している場所はもちろん、人影がまばらな場所であっても、誰が耳をそばだてているか分かりません。
そんな時に取引や個人情報などに関する話題を持ち出すのは、かなり危険は行為と言えます。

ですので、そうした話題については外ではなく、社内かプライベートな空間で扱うように心がけましょう。

歩きながらの使用も避ける

基本的なことですが、携帯電話・スマホのマナーとして、「歩きながら使用しない」ということもあります。

前述のように、携帯電話はどこでも使えてしまうため、つい時と場所を選ばず操作しがちです。しかし、操作中や通話中はそれに気を取られてしまい、周囲への注意がおろそかになっていまいます。立ち止まっていても危険ですが、歩行中ならなおさら事故などのおそれが高まるでしょう。他人にぶつかったり、車や自転車への接触も考えられます。
ですから、携帯電話の使用はなるべく安全な場所で行うのが基本になります。

また、自転車や自動車の運転中に携帯電話を操作するのは、非常に危険な行為です。法律で禁じられているので、こうしたこともやめましょう。

電波状況に気をつける

携帯電話・スマホのビジネスマナーとしては、「電波状況を確認する」ということも心がけたいポイントです。

携帯電話は便利なアイテムですが、常に同じ状態で使えるわけではありません。電波状況に左右されやすいという難点があります。もしも電波状況の悪い環境で電話に出るなどすると、通話しづらくなってしまい、相手に大きな不快感やストレスを与えてしまいかねません。もちろん必ずしもすべての人が不快感などを感じるわけではありませんが、「電波の悪い状況では電話を避ける」と言ったことがビジネスマナーとして浸透している以上気にする方も一定数存在しています。
ビジネスにおいては、こうした状況はなるべく避けたいところでしょう。

ですので、こちらからかける際は電波状況を確認し、なるべく良い環境で使うのが基本です。また、電波状況が悪い時にかかってきた電話に出る場合は、先方に一旦かけ直す旨を伝えてから、環境の良い場所に移動するように心がけましょう。

電話をかける時間帯への配慮

ビジネスにおいては、電話をかけるタイミングも考えることもマナーの一つです。

これは携帯電話に限った話ではありませんが、電話は基本的に、先方の会社の始業から終業時間に合わせてかけるのが常識です。早朝や深夜、休日などにかけるのは、マナー違反となるのでやめましょう。
また、昼休みの時間帯が分かっている場合は、その間も電話を避けるのがマナーです。

営業時間外や昼休みなどの時間帯であれば、緊急の用件以外についてはメールで連絡するか、または日を改めて電話するなどの配慮が必要になります。
どうしても直接電話しなくてはならない緊急の場合は、「朝早く(夜分遅く)に申し訳ありません」などの言葉を添えるのが大事です。

通話中のビジネスマナー

上の項では携帯電話をかける前・電話に出る前のビジネスマナーについて説明しましたが、ここからは通話中のマナーについて見ていきましょう。

通話中にもかける前や出る前と同じく、さまざまなマナーが存在しています。名乗り方の基本を押さえるのはもちろん、先方の状況などにも気をつけなくてはなりません。また、留守番電話につながった場合の対処も重要になります。
そうした数々のポイントについて、以下で詳しく説明していきます。

固定電話にかけるのが基本

携帯電話・スマホに関するビジネスマナー、通話中のルールとしては、「まず固定電話にかける」というものがあります。

ビジネスにおいては、「電話は固定電話を使う」というのが基本となっています。これはかける時に限らず、受ける時も同様です。固定電話を優先する理由には、音声の質が安定していることや、転送機能などの機能が充実しているといったことがあります。
ですので、先方に電話をかける際は、最初に携帯電話にかけるのではなく、まずは固定電話にかけるのが正解となります。

では、携帯電話への連絡はどの場合かと言うと、これは基本的に緊急時のみとなっています。どうしても急ぎの用件で直接話したい時以外は、相手の連絡先が分かっていても、固定電話の方へかけるよう心がけましょう。

携帯電話への連絡を希望された場合にはかけてもOK

上では「最初に携帯電話ではなく固定電話にかけるのがマナー」であると述べましたが、これには例外もあります。それは、相手に「携帯電話へ直接連絡してほしい」と頼まれている場合です。

仕事内容によっては、会社にいるより外出している時間の方が多いという人もいます。そうした人の場合、会社の固定電話にかけても、本人が不在なら当然出ることができません。あらかじめそうしたことが予想できる場合は、初めから携帯電話でのやりとりを希望することも多くなっています。
こうしたケースに関しては、相手の携帯へ直接かけることは、マナー違反にはあたりません。ただ、このような場合以外は、むやみに携帯へ連絡することは控えるようにすることが大切です。

最初に会社名から名乗る

携帯電話のビジネスマナーとして、「かける際は自分の会社名から名乗る」ということもあります。携帯電話やスマホでは、着信の際ディスプレイに先方の名前が表示されます。そのため、自己紹介などを略した形で会話がスタートすることもありますが、これはマナー上正しくありません。

基本的に、固定電話の時と同様、まずは会社名から名乗るのがルールとなります。「○○株式会社の□□と申します。××様の携帯電話でよろしいでしょうか」といった具合です。
最初に自分の会社名と名前を名乗り、その後に相手の名前を確認するという流れになります。それがすんでから、相手の都合を尋ね、OKであれば手短に用件を述べるのがマナーです。

こうした手順は、多少面倒でもきちんと踏まえるよう気をつけましょう。

相手の現在の状況に気を配る

携帯電話にかける際は、相手の状況を推し量りつつ話をすすめるのも大事なマナーです。

電話をする時間帯は相手も仕事中ですから、他の用件と重なっている場合もよくあります。まして携帯電話を使っているということは、外出先で打ち合わせの最中であったり、食事中といったことも考えられます。そうした場合はゆっくり話している暇もありませんから、まずは今時間が取れるかどうかの確認をしておくべきでしょう。
上でも触れたように、自己紹介と相手の確認の後、「○○の件でお電話しました。今お話ししてもよろしいでしょうか?」のように相手の都合を確かめましょう。
無理であればあらためてかけ直すなどし、OKであれば手短に用件を述べるようにします。

「もしもし」は基本的にNG

携帯電話でのビジネスマナー、通話中のルールとして、「もしもし」は基本的に使わないというものもあります。

プライベートの電話では頻繁に使う「もしもし」というフレーズですが、ビジネスでは基本的に使われません。使うのはマナー違反とされており、これは携帯電話に限らず固定電話でも同様です。その理由は、「もしもし」という言葉が元々若者の間で流行った言葉であり、元来浮ついたイメージを持つことによります。

ただし、ビジネス電話でも「もしもし」を使ってよい例外的なケースが存在します。それは、電波状況の確認の際です。電波状況が不安定で、ちゃんと通話できているかを確かめたい場合には、「もしもし」と呼びかけるのもOKとされています。

都合が悪い場合は切る

携帯電話・スマホに関するビジネスマナー、続いてのポイントは、「都合が悪そうな場合は一旦切る」ということです。

相手の具合を見て、少しでも都合が悪そうだったり忙しそうな状況であれば、その場はとりあえず電話を切るのがよいでしょう。後で改めてかけ直すのが、マナーとしては正解です。
その際判断の材料として、相手の応対の仕方や周囲の音などによく注意するのがポイントとなります。当然、先方から今は都合が悪い旨告げられれば、速やかに電話を終わらせるのがマナーです。ビジネス電話では、用件のある方からかけ直すのが原則ですので、「また改めてお電話いたします」などと伝えて電話を切りましょう。
強引に自分の用件を伝えようとするのは失礼に値します。

通話終了は一呼吸おいてから

携帯電話における通話時のビジネスマナー、続いては、「通話終了は一呼吸待ってから」というものです。

用件が済んで電話を終わらせるとき、相手が切るのを待ってから受話器を置くというのが、基本的なビジネスマナーです。これは、固定電話であっても携帯電話やスマホであっても変わりません。携帯電話の場合は受話器ではなくボタンになりますが、相手が電話を切ったことを確認してから、こちらも切るのが基本になります。

ただ、相手側もそうしたマナーを踏まえていることが考えられるため、通常は会話が終わってから一呼吸の間を空け、そこで電話を切ることが多くなっています。
用件が済んだからといって即座に電話を切るのは、相手の心象を悪くしかねないのでくれぐれも気をつけましょう。

留守番電話にはメッセージを入れる

携帯電話・スマホに関するビジネスマナーとして、「留守番電話につながった場合はメッセージを残す」ということもポイントになります。

当然ですが、相手の携帯やスマホにかけても必ず出るとは限りません。留守番電話サービスにつながることも十分考えられますが、こうした場合に無言で切ってしまうことは、マナーとしてNGとなっています。

そうした場合にも履歴が残りますから、誰がかけてきたかは一目瞭然です。何も言わずに切ってしまうと、果たしてどんな用件だったのか、緊急の連絡なのかと、相手に余計な気を使わせてしまうことになります。
そうしたことのないよう、ビジネス電話ではきちんと名前とメッセージを残すことがマナーとなっています。あわてることのないよう、留守電につながることも想定して、電話の前にあらかじめ要点をまとめておきましょう。

メッセージを残す際のポイント

上では携帯電話のマナーとして、留守電につながった際はメッセージを残すべきと述べましたが、どのようなメッセージにするかはよく考えなければいけません。
用件が短くシンプルなものや、一刻も早く伝える必要のあるものの場合は、メッセージ内で伝えられるように簡潔に要点を述べましょう。

ただ、急ぎの用件で時間や電話番号などを伝えなくてはならない場合は要注意です。数字に関しては聞き間違いもよくあるため、この場合はショートメールを送り、留守電にはその旨のメッセージを入れておくのが賢明になります。
一方、こみいった話や相談が必要な件については、かけ直すか、または折り返しやメールを依頼するのがベストです。もちろん、社名や名前、挨拶の言葉も忘れないように入れておきます。

メッセージは自然な口調ではっきりと

携帯電話・スマホのビジネスマナーとして、留守電にメッセージを残す際の口調についても気をつける必要があります。

相手が留守番電話だと、こちらもつい事務的な口調になりがちですが、これは避けるべきです。棒読みのように平板な口調で用件を述べるのは、印象がよくありません。かといってあまり抑揚をつけすぎるのも不自然ですから、あくまで自然な口調をこころがけるようにしましょう。
また、あせって早口になってしまうのもNGです。早口になると聞き取りづらくなってしまうので、用件が相手にしっかり伝わるよう、丁寧な口調ではっきりと話しましょう。

聞き間違いが起きそうな言葉については、別の表現に言い換えるなどの工夫も大切になります。

折り返しの電話はタイミングに注意

上の項目で、携帯電話が留守電の際は、用件の種類によっては相手に折り返しを頼むのもOKとしました。ただし、その場合は電話を受けるタイミングが大事になります。

折り返しを依頼した以上は、こちらが確実に電話に出られる態勢を整えておくことがマナーです。そのため、手が空きそうな時間帯を指定して留守電に吹き込んでおくのがベストと言えます。

例えば、「本日は15時以降にお電話をいただけますと幸いです」のような具合です。時間を指定しない場合、相手からの電話を延々と待ったり、何度もすれ違ったりすることになりかねません。そうしたことのないよう、大まかな時間帯を指定しておいた方が効率的です。もしもその日に電話に出られないのであれば、日を改めてこちらからかけ直すのが無難でしょう。

携帯電話に関するその他のマナー

ここまでは、ビジネスで携帯電話をかける前・出る前のマナーや通話中のマナーなどについて解説してきましたが、ここからそうしたもの以外のマナーについて見ていきましょう。

携帯電話は便利なアイテムであるからこそ、使用上の気配りが重要になります。ぞんざいな扱いをすれば、周囲に迷惑をかけたり、お客様の機嫌を損ねるなどの事態にもなりかねません。
そうしたことのないよう、以下のような点にしっかり気をつけておく必要があります。

マナーモードが基本

ビジネスにおける携帯電話・スマホの基本的なマナーとして、「マナーモードにしておく」ということも大切になります。

これは、電車内などマナーモードが推奨される場所だけでなく、社内においても同様です。
当たり前ですが、会社内では周囲のほとんどの人は仕事中です。そんな中で着信音を鳴らしてしまうと、仕事の邪魔になってしまいます。特に会議中などに派手な音が鳴ってしまえば、それまでの空気や流れを壊し、集中を殺いでしまいかねません。

そうしたことのないよう、携帯電話やスマホは常にマナーモードにしておき、周囲の邪魔にならないよう気をつけましょう。
また、マナーモードの場合でも、机にじかに置くと振動音が鳴り響くこともあります。布や本を下に敷くなどし、なるべく響かないようにする工夫も社会人として配慮すべきマナーです。

商談中は電源を切っておく

携帯電話・スマホのビジネスマナーとして、「商談中やミーティング時には電源をOFFにしておく」ということもあります。

上でも述べたように、携帯電話やスマホの着信音は、思った以上に目立ちます。そのため常にマナーモードにしておくのが基本ですが、特に大事な打ち合わせなどの場では、電源を切っておくのが無難です。

商談中に携帯電話が鳴ると、そのために割いてもらったお客様の時間を、こちらから壊してしまうことになります。これはマナーモードの場合も同様で、バイブレーションの振動音は、静かな場所ではかなりの注意を引きます。ましてや何度も繰り返されるようであれば、話に集中することは困難でしょう。

ですから、そうした場では原則として電源はOFFにし、やむを得ない場合のみサイレントモードにしておくのが賢明です。

他人の携帯番号をむやみに教えない

携帯電話・スマホのビジネスマナーとして、「他人の携帯番号を勝手に教えるのはNG」ということも忘れてはいけません。

取引先などから不在の上司や同僚にかかってきた電話を受けた際、先方からその人の携帯番号を聞かれるということもあるでしょう。そうした場合に、勝手に番号を教えてしまうのはマナー違反です。例えそれが緊急の用件であろうと、本人の了承がある場合以外、教えるのはよくないとされています。

携帯電話の番号は持ち主自身が管理すべきものであり、知っているからといって、他人がむやみに教えることはできません。これは、業務用の携帯電話であっても同様です。こうした場合には、こちらから連絡を取って折り返し電話させる旨相手に伝えましょう。

紛失には要注意

携帯電話・スマホのビジネスマナー、続いては、「紛失に十分注意する」ということです。

携帯電話はポケットに入れられるサイズで、絶えず身につけて持ち歩ける反面、紛失しやすいという特徴があります。使う機会が多い分、取り出してそのまま忘れてしまうことが少なくありません。飲食店のテーブルや電車、バス、タクシーの座席に置き忘れたり、また路上に落とすなどもありがちなケースです。

携帯電話は単に電話のためのツールではなく、さまざまな情報が詰まったデータベースでもあります。なくしてしまうと、顧客の個人情報などが流出してしまう危険も大きくなっています。
そうしたことを防ぐために、紛失には十分注意し、万一のことを考えて必ずロックをかけておくようにしましょう。

腕時計も身につける

こちらは携帯電話自体のマナーではありませんが、「腕時計を身につける」というのも、ビジネスではポイントになります。

携帯電話やスマホが一般化してからは、それらに時計の機能が付いているため、腕時計をしないという人も増えています。特に若い人にこの傾向が目立ちますが、ビジネスにおいてこれは、マナー的にあまりよくないとされています。
特に顧客と接している時などは、携帯電話で時間を確認すると、話に集中していないようにも見えかねません。そのことで、相手を不安にさせたり気分を害する恐れもあります。それに対し腕時計をしていれば、目立たずに時間を確認することができます。

ですので、基本的には携帯電話だけでなく、腕時計も身につけることは社会人として当然のマナーとなります。

仕事中の私用電話はNG

ビジネスにおける携帯電話・スマホのマナー、最後のポイントは、「仕事中に私用電話をしない」というものです。

当たり前のことですが、会社が勤務時間と定めている時間帯は、仕事をするための時間帯になります。従業員は、その間に決められた労働をすることで相応の対価を得ており、会社側もそうした前提で従業員を雇っています。ですので、この時間を私的な用事に使うことは、基本的にNGとなっています。

これは社会人としては最低限のマナーであり、私用電話は休憩中や就業後に行うのがルールです。また、情報管理の観点からも、仕事中の私用電話は避けるべきと言えます。やむを得ない場合には上司の裁量などでOKになる場合もありますが、そうした場合でも、必要最小限の連絡にとどめるのがマナーです。