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仕事の要領が悪い人の原因と改善方法9選

仕事の要領が悪い人の原因と改善方法9選

仕事の要領が悪い人の原因と改善方法

「自分は仕事の要領が悪い」「もっと要領よくなりたい」と思っている人は案外多いかもしれません。しかし、「とにかく頑張ろう」「努力さえしていれば大丈夫」「できる限り急げばいい」などと考えていては、改善は難しいでしょう。

大事なことは、まず要領が悪い根本的な原因を知ることです。原因と向き合い、考え方や行動の仕方を変えることで、間違いなく改善に向かうことができます。

この記事では、仕事の要領が悪い人の原因と改善方法を9つ紹介します。ぜひ要領が良くなるための参考にしてください。

1.行動に移す前に一度考えよう

行動に移す前に一度考えよう

要領が悪い人の原因には、後先考えずに行動してしまうというものがあります。
例えば、資料を十分に読まずに会議に出席してしまうとか、行き先をしっかり確認せずにとりあえず電車や車に乗ってしまうというものです。積極性や行動力とは若干意味合いが違います。

「行動」は悪いことではありませんが、考え無しの行動は結果的に無理・無駄・非効率につながる可能性が高いでしょう。

改善策としては、行動する前に優先順位を考えて段取りを組むことです。優先順位を理解していれば、複数の仕事を抱えていてもパニックになったりミスを招いたりすることもグッと減ってきます。「いろいろ片付けなくては!」というストレスからも解放されて、今やるべきことに集中できるようになります。

2.取捨選択が肝心

取捨選択が肝心

要領が悪い人の原因として、取捨選択がうまくできていない場合があります。例として、依頼された仕事をとにかく順番に進めようと考え、「今やるべき」「今はやらなくていい」「自分だけでやらない方がいい」という判断ができません。そのため業務全体が停滞するようになります。

改善するためには、自分がやるべき業務に、優先順位とともに重要度(高・中・低)をつけることです。そうすることで、重要度が低いもの・期限に余裕があるものは後回しにしたり、誰かにサポートを頼んだ方が良い内容かを判断できたりします。

「今やるべき」「今はやらなくていい」「自分だけでやらない方がいい」などの取捨選択をしっかり行うと、複数の業務にも効率よく安心して取りかかることができるようになります。

3.仕事量が膨れ上がったら紙に書き出す

3.仕事量が膨れ上がったら紙に書き出す

要領が悪い人の原因には、やるべきタスクが膨れ上がってきても、記憶だけに頼ってしまうというものがあります。しかし実際には頭の中がグチャグチャになり、作業がなかなか進まないという結果を招いてしまうでしょう。

改善策はとても簡単で、膨大なタスクを紙に書き出すだけです。ノートでも良いですが、作業別に付箋などに書くとよりわかりやすいです。紙に書き出すことで、記憶や思考を覚えておいたり気に留めておいたりする必要がなくなります。言い方を変えれば、「次に必要なときが来るまで忘れていていい」ということです。

要領の悪い人は、目の前の作業に取りかかりながら、「次はあれもやらなくては!」などのように常に別のことを考えがちです。これでは生産性が低下してしまうことは目に見えています。紙に書くだけで、かなりの改善が期待できるでしょう。

4.完璧を目指す気持ちは手放す

完璧を目指す気持ちは手放す

要領が悪い人の原因には、仕事での結果や成果において完璧を目指し過ぎているというものがあります。理想が高いと言えば聞こえはいいですが、完璧を目指そうとするあまりに、逆に業務が進まないという状況を生み出しやすいです。

自分ではほぼ完壁だと思った出来栄えでも、上司からしたら5~6割の完成度だったということは珍しくありません。また、ある程度の全体像ができた段階で上司の指示を仰いだ方がいい場合もあります。

改善策としては、中途半端な出来であっても、まずは着手することです。何らかの形にしてしまうことで見えてくる課題もありますし、アドバイスをもらいながらの方が早期に軌道修正もできるでしょう。完璧でないながら、ひとまず作業を進めてみることが大事です。

5.他人の力を借りて効率を上げることを考える

5.他人の力を借りて効率を上げることを考える

要領が悪い人の原因には、何でも自分ひとりでやろうとしてしまうというものがあります。チームメンバーに相談や助けを素直に求められないとか、自分のミスをオープンにできないなどということです。

改善するには、自分だけでやることには執着せずに、「チームで成果を上げること」「他人の力も借りて効率を上げること」に意識を向けてください。仕事の進渉具合の経過報告や、困っていることの相談を随時行い、チームで情報を共有して効率アップを目指すのです。

また、項目を整理せずに、ただ「助けてほしい」とだけ協力を求めてしまうこともありがちです。協力してほしい部分を明確にした上で、何を、いつまでに、どうしたら良いのかを相手に伝えるようにすると、仕事をスムーズに進められるようになるでしょう。

6.身のまわりの仕事環境を整える

身のまわりの仕事環境を整える

要領が悪い人の原因には、仕事場が常に散らかっていて仕事に適さない環境であることが挙げられます。机の上や引き出しの中などで、どこに何があるかがわからず、道具を探すだけで無駄な時間をかなり費やしているということです。

改善するには、とにかく身の周りを整理し、どこに何があるかがすぐにわかる状態にしておくことです。ファイルひとつ、クリップひとつを取り出すだけで時間がかかるようでは到底やるべき業務に集中できません。

要領が良い人は、身の周りは整理されていることが当たり前だと考えています。まず仕事場の整理整頓からはじめることは改善への大事な一歩でしょう。

7.プロセスや方法にこだわり過ぎない

プロセスや方法にこだわり過ぎない

要領が悪い人には、仕事の進め方やプロセスに強くこだわり過ぎる傾向があります。

例えば、ある仕事を効率良く行う手順がA→B→Cだとしても、「自分はいつもCからやっている」「Bこそ最初にやるべきだ」というように自分流にこだわってしまうということです。結果的には作業効率の低下を招いてしまいます。

要領が良い人は個人的なこだわりよりも効率を重視します。作業の進め方はケースバイケースで柔軟に対応し、どうすれば効率よく結果を得られるかを優先的に考えています。プロセスや方法へのこだわりは時には重要ですが、効率を重視する場面ではこだわり過ぎないことです。

8.手当たり次第に仕事に取り組まない

手当たり次第に仕事に取り組まない

要領が悪い人の原因には、手当たり次第に目の前にある仕事にとりかかってしまうというものがあります。

パッと思いついたものから作業を開始してしまって、その日、その週、その月の計画を立てることをしません。計画がないので、仕事全体の進み具合が自分でもわかりづらく、業務の遅れを発生させてしまいます。

要領が良い人は、複数の仕事を最終的に終わらせるにはどうしたら良いかを必ず考えます。途中で加わった仕事であっても、必要に応じてすぐに取りかかるなどの柔軟な対応をするので、業務に支障が出にくいです。

いくらがんばったとしても、計画がない手当たり次第のやり方は進行を遅らせるだけです。

9.期待値を少し上回る成果を目標に

期待値を少し上回る成果を目標に

要領が良い人は、自分に依頼された仕事の期待値を少し上回る成果を出すことを目標にします。一方、要領が悪い人は、期待通りの成果物を仕上げることだけを考えている場合が多いです。

そのため、どこかにミスや手違いがあれば、期待値を大幅に下回る成果物となるでしょう。トラブルの原因にもなってしまいますし、依頼者や周囲からのマイナス評価につながることにもあり得ます。

改善策としては、依頼された仕事をただ早く終わらせることよりも、求められた内容を少しだけ上回る内容を目標にすることです。ケアレスミスがあったとしても修正に応じやすく、依頼者からの信頼も得やすくなるでしょう。