顛末書と始末書の違い(事例付き)

「顛末書」と「始末書」の違い

「顛末書」と「始末書」の違いは?

日頃、仕事上のミスを発生させないように十分注意しても、不注意や行き違いなどでお客様や取引先に迷惑をかけてしまうことがあります。
できるだけ避けて通りたいところですが、誰でも直面する可能性がある場面です。
こういった問題が発生したとき、会社から「顛末書」と「始末書」を書くよう求められることがあります。

この「顛末書」と「始末書」、一体どういうもので、どのような違いがあるのでしょうか?
いざという時のために違いを確認しておきましょう。
今回は、「顛末書」と「始末書」の違いと、それぞれの書き方のポイントや文例をご紹介します。

役割の違い

役割の違い

「顛末書」と「始末書」は、どちらもミスやトラブル、不祥事が発生した場合にその状況や経緯などを客観的に分かりやすくまとめ、会社に報告するための書類です。
その違いは文書の主な目的が、問題発生の経緯を報告することであるか、「書類を作成する本人」=「ミスを発生させた社員」の謝罪であるか、という点になります。

顛末書の目的

ミスや不祥事が発生した時間、場所、状況、原因などを詳しく、第三者が読んでも誤解のないように記載し、迷惑をかけた会社やお客様、取引先への説明を行ったり、同じ過ちを発生させないよう対策を講じるために作られます。

始末書の目的

ミスや不祥事が発生した時間や状況を詳しく記載することは顛末書と同じですが、それよりも、問題を起こした本人が発生したミスや不祥事について「反省」し、再び同様のことが発生しないようにするにはどうすればよいか、場合によっては「こころがけ」における部分まで言及して、迷惑をかけた会社やお客様、取引先に同じ事態が起こらないようにすることを誓う文書です。
いわゆる「反省文」「謝罪文」に近いものとなります。

すなわち、
「顛末書」は「ミスや不祥事がこのようにして発生しました」ということを「報告」するもの、「始末書」は「こんなことをしてしまいましたが、今後は注意してもう二度としません。申し訳ありませんでした」ということを「謝罪」する文書、という違いがあると言えます。

例文付き「顛末書」の書き方

顛末書は、客観的に読んで分かりやすいようにミスや不祥事の原因、経緯、周囲に与えた影響などについて記載します。

簡潔で誰が見ても誤解のないような分かりやすさが求められますので、「いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」の「5W1H」を重視して書くことが求められます。
分かりやすい記載を求める上で、「箇条書き」で記載するのもひとつの方法でしょう。

また、発生した問題に関して、細かい所まで思い出して書くことが必要です。
「自分の不注意や失敗を認めることになるから書きたくない」というような場合もあるかもしれませんが、決して隠したりごまかしたりすることは許されません。

ポイントは、「顛末書」では「謝罪の文章」は不要であるということです。

顛末書/例文(発注ミスの場合)

顛末書

平成◯年◯月◯日

◯◯株式会社△△部長

営業第2課◯◯太郎(捺印)

この度発生しました発注ミスにつきまして、発生原因ならびに経緯、再発防止のための今後の方針をご報告致します。

・発生時刻及び場所
平成◯年◯月◯日◯◯時◯◯分頃◯◯、営業第2課内◯◯太郎席にて発生

・発生した問題と原因
お客様より◯◯(商品)◯◯個の納品を求められたため卸売業者に発注したが、発注個数を◯◯個とすべきところを△△個と発注。
発覚し再発注を行うも、お客様の求める納期に間に合わなくなった。
発注用Webシステム上に個数を入力する際に誤った数値を入力し、確認画面においても十分な確認を怠り、そのまま発注を確定してしまったため発生。

・発覚の経緯
発生の翌◯月◯日、届いた商品の検品の際に、お客様より求められていた必要数◯◯個に足りないことが、検品担当者△△からの指摘により発覚。

・発生後の対処
営業第2課◯◯課長に発注個数のミスがあったこと、追加発注を行った場合、お客様の求める納品日に間に合わないことを報告。
ただちに卸売業者に追加の発注を行う。
納品先のお客様に電話にて連絡を行い、発注ミスがあり指定の個数の納品が納期に間に合わなくなる可能性があることを連絡。
先に届いている商品を先行して納品する旨を伝え、謝罪した。

後日、◯課長とともにお客様先へ訪問し、再度謝罪を行った。

・今後の対策
今後同様の問題が発生しないよう、発注個数の確認の手順を明確にした手順書を作成。
また、卸売業者の発注用Webシステムで、発注時の最終的な個数確認を行う段階でポップアップメッセージにより発注担当者に注意を喚起する動作を行うようにするよう、卸売業者に要望を提出した。

例文付き「始末書」の書き方

次に、始末書の書き方です。
始末書も顛末書と同じく、発生した問題の経緯や原因を記載しますが、内容的には「反省文」です。
ミスや不祥事により会社の信用や名誉を傷つけたり損害を与えたりした場合に、責任の所在を明確にしてミスを認め、反省し深く詫びて再び同様の問題を起こさない、と誓う意味合いの文書になります。

ポイントは、「始末書」は「謝罪文」である、ということです。

顛末書/例文(発注ミスの場合)

始末書

平成◯年◯月◯日

◯◯株式会社△△部長

営業第2課◯◯太郎(捺印)

平成◯年◯月◯日◯◯時◯◯分頃◯◯に発生した私の発注個数ミスにより、お客様がご指定の納期に指定個数の商品の納入を行うことができませんでした。
私の発注時の確認不足によるもので、業務中にも関わらず注意力が散漫になってしまっていたことによりミスを引き起こしてしまったことを深く反省しております。
この度は私の不注意によりお客様に損害を与え、会社の信頼を大きく損なうこととなってしまいました。
今後は決して同様のミスを行うことのないよう十分な注意を払って業務を行うことを誓約致します。
今回に限り、なにとぞお許しくださいますようお願い申し上げます。
なにとぞ寛大なご処置を賜りますようお願い申し上げます。

まとめ

会社によっては、顛末書に加え、始末書の提出を求められることもあるかもしれません。
また、始末書は手書きで作成する、という決まりのある会社もあるようです。
書くことになった時には、上司に書式や記載内容を確認して十分注意して作成する必要があります。

できるだけ「顛末書」や「始末書」を書くことがないように気を付けて仕事をしたいものですが、自分だけでなく部下のミスや不祥事を起こすことだって考えられます。

もしもの時のために、「顛末書」と「始末書」の違いを把握しておきましょう。
会社のフォーマットなどがあるかどうかも確認しておくとよいかもしれません。