営業などで会社へ訪問する時のビジネスマナー20選

営業などで会社へ訪問する時のビジネスマナー

営業などで相手の会社に訪問する際のビジネスマナー

ビジネスマナーには「会議室や応接室でのマナー」や「エレベーターの乗り方に関するマナー」など様々なものがあります。
そして営業などで相手の会社に訪問する時にもビジネスマナーがあり、マナー違反となると非常識な人と思われてしまう可能性があります。

ここでは相手の会社へ訪問する際に知っておくべきマナーについて紹介していきます。

必ずアポイントをとる

必ずアポイントをとる

相手先の企業に訪問する際には必ずアポイントをとるのがマナーです。アポイントをとらずに訪問するのはマナー違反となります。
近くに用事があり立ち寄りたい場合などでも必ずアポイントをとり訪問するようにしましょう。

時間に遅れないように早めに向かう

時間に遅れないように早めに向かう

社会人の常識として遅刻はあってはなりません。そのため遅れないように経路や電車の時間などを調べておくことも大切です。
また、遅延や渋滞なども考え少し前に訪問先に着くようにしておきましょう。

遅れる場合には必ず連絡する

遅れる場合には必ず連絡する

どんなに入念に調べていても人身事故や交通事故により遅刻してしまう場合もあるかと思います。そういった時は必ず訪問相手に連絡をいれるようにしましょう。
メールでも構いませんが、相手がすぐに確認するとは限りませんのでできるだけ電話にて連絡をいれましょう。
また、アポイントの時間が近づいてから連絡を入れるよりも遅刻することが分かっている、または可能性が出てきている時点で「大変申し訳ございません。電車が遅延してしまい10分程度遅れそうです」などと早めに伝えるようにしましょう。

訪問先に入る前にコートを脱ぐ

訪問先に入る前にコートを脱ぐ

訪問先に入る前にコートを脱ぐようにしましょう。また、コート以外にもマフラーや手袋などをしている場合も同様です。

個人宅に訪問する場合は訪問先の敷地内に入る前、会社であれば会社が入っているビルに入る前に脱いでおくようにしましょう。

携帯電話はマナーモードに

携帯電話はマナーモードに

あえて紹介するほどのマナーでもありませんが、携帯電話はマナーモードにしておきましょう。また、商談や打ち合わせ中に振動が相手に聞こえてしまうと気を使わせてしまう可能性がありますので聞こえないように配慮するのも大切です。

雨をしっかりと切り、傘立てを使う

雨をしっかりと切り、傘立てを使う

訪問時に雨が降っていることもあると思います。雨で濡れた傘は訪問先に入る前にしっかりと傘しずくを落とし、たたんでから訪問するようにしましょう。
また、訪問先の受付などに傘立てがある場合には会議室などはもちろん、廊下などを汚してしまう可能性がありますので必ず使わせていただくようにしましょう。ない場合には聞くことも重要で、聞いたからといって失礼には値しません。

約束の時間の10分前はマナー違反、5分前以降にインターンフォンを鳴らす

約束の時間の10分前はマナー違反、5分前にインターンフォンを鳴らす

ビジネスマナーでは約束した時間の5分前以降に訪問するのがマナーとなります。そのため遅刻することはもちろん10分前など早すぎる訪問もマナー違反となります。
予定よりも早く訪問することでその方のスケジュールが崩してしまったり、前のアポイントを早めに切り上げさてしまうこともあります。

そのためビル内の移動やエレベーターにかかる時間も考える必要があります。ビルに入るのが5分前となってしまうと大きなビルではエレベーター渋滞などで訪問する時間を過ぎてしまうこともあります。

受付でしっかりと名乗る

受付でしっかりと名乗る

「お世話になっております。
株式会社社会人の教科書の山田太郎と申します。
人事部の鈴木様と2時からお約束をさせていただき伺わせていただきました」
のように受付についたら社名、名前、アポイントの相手、約束の時間の4つをしっかと伝えるようにしましょう。

会議室や応接室では下座で座って待つ

会議室や応接室では下座で座って待つ

会議室や応接室に通していただいた場合には下座で待つのが正しい訪問時のマナーです。下座については「会議室や応接室でのビジネスマナー(上座・下座など)」に記載させていただきましたが左右なども含め入り口から一番近い席になります。
会議室や応接室では訪問者が上座に座りますが、自ら上座には座らず相手の方に勧められてから座るのがマナーになります。

しかし、実際にはそういった慣例的な手続きを省くために最初から上座に座ることの方が一般的です。また、案内してくれた方が「こちらの席でお待ちください」と上座を勧めてきた場合なども断らず上座に座るようにしましょう。

営業マンによっては立って待つことにしている方もいると思いますが、訪問先の方に座って待つように勧められた場合には、無下に断らず座って待つのもマナーです。

コートは椅子の背もたれに、カバンは床に置く

コートは椅子の背もたれに、カバンは床に置く

入室したらカバンは座る席のすぐそばの床に置きますが、コートは座る席の背もたれに折りたたんだままかけるのがマナーです。
ただし「よろしければ隣の席をお使いください」などと勧められた場合には遠慮なく隣の席にかけるようにしましょう。

手荷物は手提げ袋から出し机の上に置く

手荷物は手提げ袋から出し机の上に置く

持参した手土産に関しては床におかず、手提げ袋から出し机の上や隣の席におくようにしましょう。また、応接室の3人掛けのソファーなどに座る場合には自分の隣に置き床に置かないのがマナーです。

名刺入れや資料を出して待つ

名刺入れや資料を出して待つ

名刺交換の仕方とマナー」にも記載しましたがアポイントの相手が来る前に名刺入れや資料を出しておくようにしましょう。
また、すでに何度か会っている担当者に訪問する場合でも別の担当者や上司も同席することもありますのでいつでも名刺入れが取り出せるようにしておくのもマナーです。

相手が入室したらすぐに立つ

相手が入室したらすぐに立つ

相手の方が入室したらすぐに立つようにしましょう。相手が入室したにも関わらずいつまでも座っているのはマナー違反です。

上司や先輩から入室し退出する

上司や先輩から入室し退出する

会議室や応接室に案内され、入室する場合や退出する場合は上司や先輩から入退室するのがマナーです。相手先に対するマナーも大切ですが自社の上司や先輩に対するマナーも大切です。

商談相手以外にもしっかりと挨拶をする

商談相手以外にもしっかりと挨拶をする

受付で対応してくれた方や廊下ですれ違った訪問先の社員さんなどにもしっかりと挨拶することは社会人として当然のマナーです。

アポイントをとる時間帯を考慮する

アポイントをとる時間帯を考慮する

アポイントをとる時間にも考慮しましょう。訪問先の担当者から時間を指定される場合には問題ありませんが、こちらから指定する場合には相手の会社の営業時間外とならないようにすることも訪問する時のマナーです。

9時から始業する会社もあれば8時や10時から営業を開始する会社もあります。また、18時まで営業している会社もあれば営業時間が17時までの会社もあります。さらに個人宅に訪問する場合も同様です。相手の都合を考えアポイントの時間を決めるのも立派なマナーとなります。

前日または当日に確認をいれる

前日または当日に確認をいれる

マナーではありませんが訪問する前日、または午後からの訪問であれば当日の午前中などにアポイントの確認を入れておくようにしましょう。
連絡を入れておくことで相手に忘れられていたなど無駄な訪問を避けることができます。

名刺を忘れない

名刺を忘れない

新規で訪問する際はもちろん、何度か訪問している営業先に行く場合でも必ず名刺を持っていくようにしましょう。

ビジネスシーンでは名刺を利用した挨拶がマナーとなります。そのため、別の方が同席したり、上司を紹介される可能性があるため常に名刺は携帯し訪問するようにしましょう。

靴や鞄の汚れをチェック

靴や鞄の汚れをチェック

身だしなみに気をつけるのも大切なビジネスマナーです。高価な物を身につける必要はありませんが、靴が汚れていたり、汚れの目立つバックを使用しているのはマナー違反です。
普段の手入れなども大切ですが、汚れなどが目立つ場合にはクリーニングや修理に出すことも重要です。

コートやマフラーは訪問先を出てから身につける

コートやマフラーは訪問先を出てから身につける

先程コートやマフラーなどは訪問先に入る前に脱ぐと記載しましたが、商談や打ち合わせが終わり出る時も訪問先を出てから身につけるようにしましょう。
訪問先で移動する場合には手に掛かけて持ち歩き、訪問先のビルや家から出てから着用しましょう。