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メールのTO、CC、BCCの違いと使い分け

ビジネスメールのTO、CC、BCCの違いと使い分け、さらに返信ルール

ビジネスでメールを送信する際にはTOとCC、さらにBCCの3つがあります。どれも送る相手を指定する際に使用しますがそれぞれ特徴が異なり、適切に使い分けるのがマナーです。場合よっては間違った使い方をしてしまうと相手の迷惑やトラブルとなる可能性もあります。

ここではTO、CC、BCCの違いだけでなく、どういった時にCCとBCCを使い分けるのか、CCには返信する必要があるのかなどについてご説明していきます。

TO、CC、BCCとは

冒頭でも記載したようにメールの宛先にはTO、CC、BCCの3つがあり、それぞれ特徴が異なります。

TOとは

TOとは差出人（From）の反対でメールを送信する相手を指す言葉です。メールソフトによってはTOではなく「宛先」と表記されている場合もありますが意味は同じです。
要件などを伝えたいメインの相手をTOに指定します。ビジネスメールではこの後紹介するCCやBCCとは違い、報告や案内などでない限りTOで受け取った相手は基本的にメールを返信する必要があります。
また、必ずしも一人とは限らず複数に送ることも可能です。

CCとは

CCはCarbon Copy（カーボン・コピー）の略で、カーボンとは複写のできる伝票などに使用されている素材のこと。
CCで指定した相手には上記のTO宛てに送った内容と同じメールが相手に届きます。

ただしTOとは違い、ビジネスメールでは返信を求めていない相手をCCとして送信します。
例えば、部下への指示をメールで送る場合に上司にCCに入れておくことで、わざわざ上司に報告しなくても1度のメールで指示と報告を同時に行うことができます。
そのため返信は求めていないものの情報共有をしておきたい相手などをCCに指定してメールを送信します。

BCCとは

BCCとはBlind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）の略で、上記のCCとの違いは、TOやCCで送信した相手にはBCCで送った相手が分からないと言った特徴があります。
一方、BCCでメール受信した相手はTOやCCに誰が入っているか分かるようになっています。

もう少し分かりやすく上記の画像で説明すると
TO：to@business-textbooks.com
CC：cc@business-textbooks.com
BCC：bcc@business-textbooks.com

to@business-textbooks.comを受信している方は「cc@business-textbooks.com」へも送ったがことが分かります。

また、cc@business-textbooks.comを受信している方は上記同様に「to@business-textbooks.com」へも送ったがことが分かります。
ただし「bcc@business-textbooks.com」へ送ったことはどちらも分かりません。

一方、bcc@business-textbooks.comを受信している方は「to@business-textbooks.com」と「cc@business-textbooks.com」へ送っていることがわかります。

CCと同様にBCCはTOとは違い基本的に返信を求めていない相手をBCCにて送信します。

ちなみにブラインドは会社などにあるブラインドカーテンと同様に目隠しなどの意味を持ちます。

TO、CC、BCCの違いと使い分け方の例

上記でも紹介したようにTOやCC、BCCには似ている部分があるものの違いがあります。もう少し分かりやすくそれらの違いと使い分け方を例にまとめて紹介します。

返信を求める場合にはTO、求めない場合にはCC

使い分ける上で最も基本となるが返信の有無になります。TOはビジネスメールの場合には基本的に返信を求めて送信を行います。一方、先程も記載したようにCCは受信側の判断で返信をすることはできますが、差出人としては返信を求めていない相手をCCに指定します。

TOやCCに指定した相手に送ったこと分からないBCC

上記で記載したようにTOとCCを使い分けますが、場合によっては他の受信者にメールアドレスや送信したことを知られたくないこともあると思います。
そんな時はCCではなくBCCとして使い分けることで一度のメールで複数の相手にメールを送ることができます。

例えばある会社との取引メールで自分の上司にも共有しておきたい内容をメールで送る場合、受信する相手が上司と面識があればCCに入れて送信できますが、例え同じ会社であっても取引相手と上司が面識がないのであればCCで送るのは失礼にあたります。（上司をCCに入れた場合TOで送った取引先にはCCのメールアドレスが見えてしまうため）

そういった時はBCCにて上司を送信することでTOで送った取引先にはBCCの上司のメールアドレスは見えないため失礼になることなく、一通のメールで連絡と情報共有の両方を行うことができます。

TOやCCで送信した相手に知られずに送れるBCC

上記でも記載したようにBCCで送信したメールアドレスはTOやCCで送信した場合と違いメールアドレスが分かりません。
また、BCCを複数人指定してもBCC同士で送信相手が分かることはありません。
そのため、顧客などに一斉にメールを送るメルマガなどとして使い分けることもできます。TOもCCも空のまま、複数のアドレスをBCCに指定することで特別なシステムやサービスを使用しなくても簡易的なメルマガ送信を行うことができます。

使い分ける際の注意点

上記で記載したようにCCとBCCは特徴の違いを理解し使い分けることで効率的に業務をこなすことができます。しかし間違った使い方をするとトラブルになりかねませんので注意が必要です。

CCもBCCやりすぎは注意

TOはもちろんのことであまり関係ない相手をCCまたはBCCに入れてメール送るのは迷惑となってしまいます。様々な業務を抱えている相手に意味もなくCCやBCCでメールを送ってしまえば返信する必要がなくとも確認する必要が出てきてしまいます。
CCやBCCはあくまでも情報を共有する必要がある場合などに限定して使用するように注意しましょう。

メーリングリストやメルマガとして使用する場合

先程も記載したようにBCCに複数のメールアドレスを指定し送信することでメーリングリストやメルマガとして一括で同じメールを送ることができますが、間違えてTOやCCで送信してしまうとトラブルとなりかねません。

同じ会社の社員に送る場合ももちろん注意が必要ですが、間違えてCCなどで顧客へメルマガ送信してしまうと個人情報の流失となりかねません。

実際に下記のように企業や自治体などがBCCの使い分けを間違えて個人情報が流出してしまった事件もあります。

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1710/04/news076.html

ブラザー工業傘下のブラザー販売は10月4日、985人のメールアドレスが流出したと発表した。同社が企画した「スキャンカットモニターキャンペーン」の応募者に送信したメールで、送信先を「BCC」（Blind Carbon Copy）ではなく誤って「TO」（宛先）に入力したためという。

http://nlab.itmedia.co.jp/nl/articles/1709/21/news114.html

同日に送信した「鋼の錬金術師モンストコラボ記念キャンペーン」当選者へのメールで、本来メールアドレスを「BCC」で送信するべきところ、「TO」で送信してしまったと説明。これによりメールアドレス（および同時に表示される一部ユーザーの氏名）672件が流出しました。

https://www.excite.co.jp/News/it_g/20170615/Slashdot_17_06_15_052214.html

奈良市がメールを送る際に「Bcc:」と「To:」を間違え、ほかの登録者のメールアドレスが見えてしまうというトラブルが発生したとのこと

大量のメール送信後は迷惑メール扱いされやすくなる

送られてきたメールがなぜか迷惑メールとして迷惑メールフォルダに勝手に移動してしまったり、受信を拒否してしまったりといった経験をされた方も多いと思います。
また、こちらが送ったメールがなぜか届かないといった経験をしたことがあるかと思います。

これには様々な要因が原因でなりますが、その一つにメールアドレスの汚れ（正確にはIPアドレスの汚れ）があります。特に上記で紹介したようにメーリングリストやメルマガなどとして大量のメールを送信することによってサーバやプロバイダなどから迷惑メールを送信しているメールアドレスとして認識されてしまう可能性があり、送信する相手によっては自動的にメールが届かなくなってしまう可能性がでてきます。

もちろん、通常の使い方をしていればそういった扱いを受けることはまずありませんが、あまりにも多くの相手に大量のメールを送信すると上記のようなことが起こりえます。
そのため送信する数や送信する頻度などに応じて使い分ける必要があります。

CC、BCCへの返信

基本的にCCは返信不要

何度も記載しているようにCCで届いたメールには基本的に返信は不要ですが、返信しても問題ありません。ただしCCは情報を共有したいためにCCで送信してきていることから返信するときにはTOだけでなくCCに指定されている相手も含めて返信するのがマナーです。
もちろん、返信内容によってTOで送られてきた相手をCCに、CCで送られてきた相手をTOに変えても問題ありません。

また、CCで入っていた相手には見せたくないような内容で返信をすることもあるかと思いますが、その時はなぜ個別に返信したのか理由を必ず書くのがマナーです。