名刺交換の仕方とマナー27選

名刺交換の仕方とマナー

社会人になると名刺交換をする機会が非常に多くなります。お客と商談をする営業職はもちろんのこと、急な訪問に対応する事務職なども名刺交換を行う機会がでてきます。
名刺交換は勤め先の会社の社名が入っていることからも名刺交換の仕方やマナーが間違っていれば、その会社の品格が問われてしかねません。

ここでは社会人として常識的な名刺交換の仕方と名刺交換におけるマナーについてご紹介していきます。

名刺交換の仕方

名刺交換は一対一で行う場合もあれば一対複数や複数対複数で行う場合もあります。基本はどれも同じですが交換する順序などマナーに違いがありますので基本的な仕方と共に紹介していきます。

名刺交換の仕方(一対一)

基本的な名刺交換の仕方は下記の通りとなります。営業で相手の企業に訪問した際や自社に来客があった際を想定して記載させていただいておりますが、その他のケースでも基本的には下記の名刺交換の仕方になります。

名刺をすぐ出せるように準備しておく

名刺交換の基本は渡す前の準備からはじまります。

営業先で会議室に通された際や来社したお客様のいる会議室に向かう前からすでに名刺入れを出しておくことで相手に会った際に瞬時に名刺を差し出すことができます。
反対に名刺を出す準備ができていないと相手が名刺を差し出しているにも関わらず自分の名刺を探すことになってしまいかねません。

名刺を差し出し、名乗る

名刺を差し出し、名乗る

お互いに名刺を差し出します。ここでのポイントは2つあり、「名刺は両手で持ち相手に向けて差し出すこと」と「名刺は胸の高さで差し出すこと」になります。
また、名刺交換はお互いを自己紹介する場でもありますので、単に名刺を交換するだけでなく、「株式会社社会人の教科書、営業部の名刺太郎と申します」と必ず名乗るようにしましょう。

さらに「○○の山田と申します」など社名や部署、名前を略さずにしっかりと名乗るのが名刺交換のマナーとなります。

名刺は相手より低い位置に差し出す

名刺は相手より低い位置に差し出す

お互いに名刺を差し出す際に注意すべき点は名刺の位置です。基本的には売り手(目下)は、買い手(目上)が差し出し名刺よりも若干下に名刺を差し出すのがマナーです。
上記の「名刺を差し出し、名乗る」で胸の高さで差し出すと記載しましたが目上の方が腹の位置などに名刺を差し出した場合にはその高さを基準にそれよりも若干低く差し出すようにしましょう。

お互いに相手の名刺を片手で受け取る

お互いに相手の名刺を片手で受け取る

「株式会社社会人の教科書、営業部の名刺太郎と申します」「株式会社☓☓、代表取締役の交換次郎と申します」とお互いに名乗り終わったら自分の名刺から左手だけを離し相手の名刺の左側に手をかけます。
相手も同じように左手で名刺を受け取りにきますので、相手が片手で名刺を掴んだら右手を離し相手の名刺を両手で持ちます。
この際「頂戴いたします」または「頂戴します」と言いながら交換するのがマナーです。

相手の名刺の名前や役職、社名、ロゴなどに指をかけない

相手の名刺の名前や役職、社名、ロゴなどに指をかけない

名刺交換の仕方は上記で記載したように渡し、受け取りますが、この際、相手の名刺に記載されている名前や社名、住所などにできるだけ指がかからないようにするのがマナーです。もちろんロゴマークなどにも指がかからないように注意しましょう。

相手よりも先に名刺を受け取らない

受け取る際も目上の人が先に相手の名刺に手をかけるのが基本的な名刺交換の仕方です。目上の人が先に自分の名刺に手をかけてから相手の名刺に手をかけるようにしましょう。

相手の名前を確認する

上記で記載したように名刺交換の際には名乗るのが基本ですが、聞き取れなかった場合や読み方に自信のない場合には「何とお読みするのでしょうか?」などと必ず相手の名前を必ず確認しておきましょう。もちろん、読める場合にはあえて確認する必要はありません。

裏面も確認する

名刺は表だけでなく裏面に様々な情報が記載されている場合がありますので必ず名刺交換の際に裏面も確認しておきましょう。
何も記載されていないこともありますが、別の支店の情報や運営事業などについて書かれていることもありますので、営業などの際には話のきっかけになることもあります。

受け取った名刺は机の上に座っている順で並べる

受け取った名刺は机の上に座っている順で並べる

名刺交換の後、そのまま打ち合わせや商談をする場合には、名刺は名刺入れにしまわず机の上に並べるのがマナーです。また、置く際は相手の座る順番に合わせて置くのが基本です。
並べて置くことで名前を忘れてしまった場合などでも名刺と配置を見ることで相手の顔と名前を確認することができます。

ただし、少人数での打ち合わせや商談の場合にはスペースなどを考え縦に並べても問題ありません。

名刺交換をする際や並べて置く際には自分の名刺入れを座布団のように使う

名刺交換を行う際には自分の名刺入れを座布団のように使うのが交換に仕方の基本となります。

また、上記のように机の上に並べる際にも名刺入れを下に引き並べます。
ただし、受け取る名刺が数枚ある場合には役職が最も上の方の名刺の下に自分の名刺入れを使うようにしましょう。

名刺入れのかわりに手帳や財布で代用することはできませんので必ず名刺入れを使うようにし、名刺入れがない場合には何も下にひかず名刺交換を行ったり名刺を並べるのがマナーです。

相手が名刺をしまってから自分の名刺をしまう

名刺をしまうタイミングは相手(目上)が名刺をしまってから貰った名刺をしまうのがマナーです。
そのため商談などが終わり机の上に並べて置いてある名刺も基本的には相手がしまうまでしまいません。ただし、商談が終わり相手が最後までしまわない場合には資料などをビジネスバックにしまい席を立つ直前に名刺をしまうようにしよう。

名刺交換の仕方(一対複数、複数対複数)

複数人で名刺交換をする際も基本的には上記で紹介した方法が名刺交換の仕方になりますが、人数が複数いるため名刺交換の順番が異なります。

役職などが上の人から名刺交換を行う

役職などが上の人から名刺交換を行う

一対複数や複数対複数で名刺交換を行う際には役職が上の人から名刺交換を行うのが対複数相手の名刺交換の仕方になります。
そのため社長がいれば社長から行い最後に役職が一番下の者が名刺交換を行います。

ご存知ですか?会社組織の役職と順位

目下が移動して順番に名刺交換を行う

目下が移動して順番に名刺交換を行う

上記で記載したように複数人と名刺交換をする際は目下である売り手側が移動して名刺交換を行っていくのがマナーです。

相手の人数の名刺を名刺入れから出しておく

複数人と名刺交換する場合にはスムーズに名刺交換を行うためにも相手の人数に合わせて名刺を名刺入れから出しておくのもマナーです。
用意した名刺は名刺入れの下に忍ばせておき、名刺交換する際に1枚ずつ取り出すようにしましょう。

名刺交換のマナー

名刺交換には上記の名刺交換の仕方で記載した方法以外にも様々なマナーが存在しています。そのため名刺交換の仕方が正しく行えてもマナー違反となれば失礼になってしまいます。

目下の者が先に名刺を差し出す

名刺を差し出すタイミングも目上の人から出すのがマナーです。そのため、こちらが目下になる場合には、相手が名乗りながら名刺を差し出したのを確認してからこちらも名刺を差し出すようにしよう。

必ず立って名刺交換を行う

必ず立って名刺交換を行う

名刺交換はどんな場合でも立った状態で名刺交換をするのが基本です。会議室などで商談する際も必ずお互いが立って名刺交換を行います。

机の上で行わない

名刺交換をする際は机の上などで行わないように注意しましょう。会議室などで名刺交換をする際も必ず机の横まで移動し名刺交換をするのがマナーです。

名刺に折れや汚れがないか確認しておく

折れてしまっている名刺を渡したり、汚れてしまっている名刺を渡すのもマナー違反となります。そのため、名刺を渡す前に必ずチェックするようにしましょう。

名刺切れはマナー違反

名刺切れはマナー違反

名刺入れを忘れて名刺交換できないのはもちろん、名刺切れで交換できる名刺がないのも名刺交換ではマナー違反となります。
外出する際には名刺入れを持ったかしっかりとチェックすると同時に名刺入れに余分に名刺が入っているか確認するようにしましょう。
また、名刺入れに入っていないストックも十分にあるか常に意識しておきましょう。

財布や手帳にも名刺を入れておく

どんなに注意していても名刺入れを忘れてしまうこともあるかと思います。
しかし上記で記載したように渡せる名刺がないことは失礼に値しますので、忘れることなどを想定し財布や手帳に名刺を数枚入れておくようにしましょう。
また、切れてしまった際はもちろん、飲み会やゴルフコンペ、休日など名刺入れを持ち歩いていない時でも名刺交換を行うことができます。

忘れた場合には謝罪する

名刺がどうしてもない場合には「名刺を切らしておりまして・・・」と謝罪し、後日郵送するようにしよう。
また、新入社員などまだ名刺を支給されていない場合には「入社したばかりで名刺がございません」とはっきりと伝え謝罪しよう。
どちらの場合でも謝罪すると共に社名や部署、名前などはしっかりと名乗ることがマナーです。

名刺入れは派手すぎずにキレイなものを使う

名刺入れは派手すぎずにキレイなものを使う

名刺入れに気を使うのも社会人としてのマナーです。
上記でも記載したように、名刺交換の際には名刺入れを座布団のように使用するため相手の目にもつきやすくなりますので派手すぎる名刺入れなどは避けた方が無難です。
さらに、汚れやほつれなどが目立つ名刺入れなどを使用している場合は早めに交換するか修理に出すようにしましょう。

必ず名刺入れから名刺を出す

名刺交換をする場合は必ず名刺入れから名刺を出すのがマナーです。そのため事前にポケットにそのまま名刺を入れていたり、持っていく資料などに挟んでいくのもマナー違反となります。

退職する際は名刺を返却する

退職する際は基本的に名刺を返却します。退職時に会社側から返却を求められることが多いですが、名刺には個人の名前がかかれているものの会社名を記載されているため会社から返却を求められなくとも必ず退職する際には名刺を返却しましょう。

貰った名刺を捨てる時はシュレッダーにかける

貰った名刺を捨てる時はシュレッダーにかける

社会人になると様々な人と名刺交換する機会が増え、営業職の方であれば1年で100人以上の人と名刺を交換する方もいます。
しかし相手が退職した場合など不要になった名刺を処分する場合には必ずシュレッダーにかけ処分するのがマナーです。

ゴミ箱などにそのまま捨ててしまうと場合よっては相手や相手の会社に迷惑をかけてしまうこともあるので注意しましょう。
特に最近は個人情報漏洩などが騒がれていますので、場合によっては自社の信頼を落としてしまう可能性もあります。

相手を待たせてしまった場合には謝罪する

名刺、または名刺入れがすぐに出せず相手を待たせてしまった場合には先に相手の名刺を受け取ってから自分の名刺を探し渡すのがマナーです。
もちろん、そうならないように事前に準備しておく必要はありますが、相手を待たせてしまうことはマナー違反となります。
先に相手の名刺を受け取り、自分の名刺を差し出す際には「申し遅れました」や「お待たせ致しました」としっかりと謝罪するようにしましょう。

目の前では直接書き込まない

名刺に知り得た情報や名刺交換をした日付を記載する方もいると思いますが、本人の目の前で名刺に書き込むのはマナー違反となります。
メモなどを書き込みたい場合には相手のいない場所で書き込むようにしましょう。